Opsætning af Automatiske handlinger i flowdesigneren
Formål:
Formålet med artiklen er at introducere automatiske handlinger i flowdesigneren. Her kan du opsætte to typer handlinger; “Send påmindelse” og “Afslut arbejdsgang”.
Disse handlinger kan tilføjes til alle udfyld og godkend aktiviteter, så der henholdsvis enten sendes en påmindelse om ufærdige opgaver i flowet eller en arbejdsgang automatisk afsluttes.
Sidst redigeret 02/10-2025
Indholdsfortegnelse:
1.1. Opret påmindelse
1.2. Skabelon til aktivitetspåmindelser
1.3. Vælg besked, der skal sendes til udfylderen
1.4. Overblik over fremsendte påmindelser
1.1 Opret handling
Tryk på disse for at tilføje en ny automatisk handling
Inde i indstillinger vælger man Automatiske handlinger, hvorefter man kan tilføje handlinger til den givne aktivitet.
Efterfølgende kan man udfylde mere information om handlingen såsom:
Reference dato for handlingen
Hvornår handlingen skal udføres
Hvor lang tid der skal gå (Dage, uger, måneder, år)
Hvilken beskedskabelon handlingen skal sende
Når der er trykket på Tilføj handling, vil følgende side komme frem. Her skal man øverst enten vælge Send påmindelse eller Afslut arbejdsgang.
Vælg en af de to muligheder for at fortsætte
De informationer man kan udfylde om handlingerne er ens for dem begge. Den eneste forskel er, at man ved Afslut arbejdsgang kan vælge, om der skal sendes en besked eller om handlingen blot skal udføres.
Her vælges, hvorvidt der skal sendes en besked
Herunder følger en gennemgang af felterne.
1.2 Vælg tidspunkt for handlingen
Når du opsætter en af de automatiske handlinger i flowdesigneren, tager systemet udgangspunkt i en reference dato, som du angiver.
Her kan der vælges mellem tre muligheder: Start dato, Sidst ændret (arbejdsgang) og Sidst ændret (aktivitet).
Vælg hvornår handlingen skal udføres
Herefter skal der vælges om det er før eller efter reference datoen, at handlingen skal udføres. Dog vil de ovenstående tre muligheder kun kunne udføres efter den valgte dato.
Når du gør dette, får du mulighed for at definere, hvornår handlingen skal udføres i forhold til den valgte dato. Du kan vælge mellem følgende: Før, Efter eller På den valgte dato
Man kan kun vælge Efter den valgte dato
OBS: Hvis du har indsat et datofelt i din blanketskabelon, har du mulighed for at basere handlingen på det datofelt.
I det tilfælde, vil den fremgå i oversigten over reference datoer
Her kan du angive om det er på, før eller efter den valgte dato
Herefter angives et tidsinterval; hvor mange dage, uger, måneder eller år før/efter datoen handlingen skal udføres.
Sådan ser indstillingerne ud for dette:
1.2 Skabelon til aktivitetspåmindelser
Når du skal tilsende en automatisk påmindelse, skal du knytte en beskedskabelon til påmindelsen. Disse beskedskabeloner skal være oprettet under kategorien “Skabelon til aktivitetspåmindelser”.
For at oprette en beskedskabelon, som du ønsker at knytte til dine automatiske påmindelser, skal du først navigere til “Organisation > Beskedskabeloner”. Når du har gjort dette, kan du oprette en ny beskedskabelon og vælge kategorien “Skabelon til aktivitetspåmindelser”.
Her kan du angive en kategori på din beskedskabelon
1.3 Vælg besked der skal sendes til udfylderen
Der skal også knyttes en beskedskabelon til påmindelsen. Dette gøres nederst i påmindelsesfanen, hvortil man kan trykke på “Hvilken besked skal sendes?”.
Nederst i fanen med påmindelser kan du tilpasse din besked
Vær opmærksom på, at du KUN kan vælge imellem beskedskabeloner, der er oprettet under kategorien “Skabelon til aktivitetspåmindelser”.
Derudover hvis beskedskabelonen indeholder flettefelter, kan du nemt opsætte disse ved at klikke på ‘Opsæt flettefelter’.
Når ovenstående er sat op, kan påmindelsen oprettes, og påmindelser vil nu blive sendt til udfyldere ud fra den valgte opsætning. Selve påmindelsen sendes ved hjælp af den beskedkanal, som er valgt for den enkelte bruger under “Organisation” → “Alle brugere”.
Det er også muligt at opsætte flere påmindelser på en aktivitet, f.eks. hvis udfylder skal have en påmindelse igen efter 14 dage, hvis vedkommende stadig ikke har færdiggjort sin udfyldelse. For at gøre dette trykker du blot på “Tilføj påmindelse” i menuen igen.
For at tilføje flere påmindelser til aktiviteten skal du trykke på “Tilføj påmindelse”
Det er også muligt at få overblik over påmindelserne i brugerdelen under “Blanketoverblik”. Her vil aktiviteter med påmindelser slået til være markeret med et klokkeikon.
Ydermere kan du trykke ind på ikonet, hvoraf detajler om påmindelserne vil blive vist.
På flowoverblikket på arbejdsgangen kan du se et overblik samt historik over de påmindelser, der er tilknyttet den enkelte aktivitet. Dette gør det nemt og overskueligt at holde styr på påmindelserne.
1.4 Overblik over fremsendte påmindelser
Tryk på billedet for at se en højere opløsning
Tryk på klokkeikonet, og få dette overblik over påmindelser
