Opsætning af Automatiske handlinger i flowdesigneren
Formål:
Formålet med artiklen er at introducere automatiske handlinger i flowdesigneren. Her kan du opsætte to typer handlinger; “Send påmindelse” og “Afslut arbejdsgang”.
Disse handlinger kan tilføjes til alle udfyld og godkend aktiviteter, så der henholdsvis enten sendes en påmindelse om ufærdige opgaver i flowet eller en arbejdsgang automatisk afsluttes.
Sidst redigeret 08/10-2025
Indholdsfortegnelse:
1.1. Opret handling
1.2. Vælg tidspunktet for handlingen
1.3. Skabelon til aktivitetshandlinger
1.4. Vælg besked der skal sendes
1.5. Overblik over oprettede handlinger
1.1 Opret handling
Tryk på disse for at tilføje en ny automatisk handling
Inde i indstillinger vælger man Automatiske handlinger, hvorefter man kan tilføje handlinger til den givne aktivitet.
Efterfølgende kan man udfylde mere information om handlingen såsom:
Reference dato for handlingen
Hvornår handlingen skal udføres
Hvor lang tid der skal gå (Dage, uger, måneder, år)
Hvilken beskedskabelon handlingen skal sende
Når der er trykket på Tilføj handling, vil følgende side komme frem. Her skal man øverst enten vælge Send påmindelse eller Afslut arbejdsgang.
Vælg en af de to muligheder for at fortsætte
De informationer man kan udfylde om handlingerne er ens for dem begge. Den eneste forskel er, at man ved Afslut arbejdsgang kan vælge, om der skal sendes en besked eller om handlingen blot skal udføres.
Her vælges, hvorvidt der skal sendes en besked
Herunder følger en gennemgang af felterne.
1.2 Vælg tidspunkt for handlingen
Når du opsætter en af de automatiske handlinger i flowdesigneren, tager systemet udgangspunkt i en reference dato, som du angiver.
Her kan der vælges mellem tre muligheder: Start dato, Sidst ændret (arbejdsgang) og Sidst ændret (aktivitet).
Vælg hvornår handlingen skal udføres
Herefter skal der vælges om det er før eller efter reference datoen, at handlingen skal udføres. Dog vil de ovenstående tre muligheder kun kunne udføres efter den valgte dato.
Når du gør dette, får du mulighed for at definere, hvornår handlingen skal udføres i forhold til den valgte dato. Du kan vælge mellem følgende: Før, Efter eller På den valgte dato
Man kan kun vælge Efter den valgte dato
OBS: Hvis du har indsat et datofelt i din blanketskabelon, har du mulighed for at basere handlingen på det datofelt.
I det tilfælde, vil den fremgå i oversigten over reference datoer
Her kan du angive om det er på, før eller efter den valgte dato
Herefter angives et tidsinterval; hvor mange dage, uger, måneder eller år før/efter datoen handlingen skal udføres.
Sådan ser indstillingerne ud for dette:
1.3 Skabelon til aktivitetshandlinger
Når du skal oprette en automatisk handling, skal du knytte en beskedskabelon til handlingen.
Disse beskedskabeloner oprettes under Organisation - Beskedskabeloner - Opret ny.
Når du har gjort dette, kan du oprette en ny beskedskabelon og vælge kategorien “Skabelon til aktivitetshandlinger”.
Her kan du angive en kategori på din beskedskabelon
1.4 Vælg besked der skal sendes
Når der er oprettet en beskedskabelon, skal der vælges modtager og selve beskeden.
Under Modtager kan der vælges: Udfylder og Fast email, alt efter om det er den, der har udfyldt blanketten, eller om der skal bruges en fast email.
Det ser ud på følgende måde:
Vær opmærksom på, at du KUN kan vælge mellem beskedskabeloner, som er oprettet jf. afsnit 1.2.
Hvis beskedskabelonen indeholder flettefelter, kan du nemt opsætte disse ved at klikke på ‘Opsæt flettefelter’, som automatisk viser sig, når du har valgt din beskedskabelon.
Herefter skal beskeden vælges under Hvilken besked skal sendes. Det er her din beskedskabelon vil vises.
Når ovenstående er sat op, kan handlingen oprettes, og beskeder vil nu blive sendt ud fra den valgte opsætning.
Det er også muligt at opsætte flere handlinger på en aktivitet. For at gøre dette trykker du blot på “Tilføj handling” i menuen igen.
Det ser ud på følgende måde:
Her kan du udfylde information om flettefelter
Det er også muligt at få overblik over handlingerne i brugerdelen under “Blanketoverblik”. Her vil aktiviteter med handlinger være markeret med et klokkeikon.
Ydermere kan du trykke ind på ikonet, hvoraf detajler om handlingerne vil blive vist.
På flowoverblikket på arbejdsgangen kan du se et overblik samt historik over de handlinger, der er tilknyttet den enkelte aktivitet. Dette gør det nemt og overskueligt at holde styr på handlingerne.
1.5 Overblik over oprettede handlinger
Tryk på billedet for at se en højere opløsning
