Importering af værdilister
I XFlow er det muligt at importere værdilister - for eksempel fra Excel. For at gøre dette kræver det dog, at du har gemt filen i det rette format, samt at du har valgt den rigtige encoding.
Formål:
Formålet med denne vejledning er at introducere dig til, hvordan du kan importere et dokument som en værdiliste til XFlow. Denne mulighed kan i særlig grad være brugbar, hvis du står med dokumenter med mange datapunkter, som du hurtigt og effektivt ønsker at føre over i XFlow.
Sidst redigeret: 03/05/2024
1. Klargøring af filen udenfor XFlow
Udgangspunktet for import vil være et Excel-dokument med data i, som bliver konverteret til en .csv-fil, før den bliver importeret i systemet. Det kan også være, at du allerede har data i et Excel-dokument. Uanset hvad, skal der indsættes kolonnerne “nøgle”, “data” og “indeks”, så de kan genkendes i systemet. Hvis du ønsker at importere data fra et Excel-dokument, som allerede eksisterer, vil du som oftest have data. Dette er dog ikke en nødvendighed.
Den data, som gemmes i dokumentet, er struktureret ud fra sammenhængen mellem en nøgle og en værdi. “nøgle data” kunne eksempelvis være postnumre , og den tilhørende “værdi data” kunne være den by, som postnummeret refererer til. Der skal dermed være sammenhæng mellem nøgle data og værdi data i hver række.
Strukturen for, hvordan data skal gemmes, før det importeres til XFlow.
Når du har den data, som skal benyttes i værdilisten, skal filen gemmes som en .csv-fil. Det gøres ved at trykke "Filer > Gem som" og derefter finde "CSV UTF-8 (kommasepareret)" i drop-down menuen.
Gem som CSV-fil
For at XFlow kan indlæse specialtegn (Fx. æ, ø, å), skal filen desuden gemmes med i et format ved navn ANSI. I nogle versioner af Excel vil denne encoding kunne laves direkte i Excel. Her vil der stå “Encoding” ved siden af “gem”-knappen, og du vil derefter kunne vælge ANSI og gemme filen. Såfremt dette ikke er muligt, skal du gemme i ANSI-format igennem et andet program.
For at gemme med ANSI-encoding skal du først gemme Excelfilen som CSV-fil som beskrevet ovenfor. Derefter skal du tilgå filen på din computer og åbne den med en alternativ applikation - i dette tilfælde windowsapplikationen Notesblok:
CSV-filen åbnet i Notesblok
Når du efterfølgende trykker på “Gem som” i Notesblok, vil der ved siden af “Gem”-knappen være en drop-down menu med titlen “Kodning/Encoding” alt efter det valgte sprog på din computer. Her kan du efterfølgende vælge ANSI. Når du har gemt med ANSI, vil filen være klar til at kunne blive uploadet til XFlow.
Vælg “ANSI” og klik derefter på gem for at gemme filen i formatet
2. Opret og importer værdiliste i XFlow
Når du skal importere din data som værdiliste, skal du starte med at oprette en ny værdiliste. Du finder værdilister i menuen i venstre side af skærmen under Organisation > Værdilister. Klik derefter på den grønne Opret Ny-knap i det øvre, højre hjørne for at oprette en værdiliste. Herefter er det muligt både at oprette en værdiliste, hvor du manuelt uploader en CSV-fil og hvor der automatisk importeres værdilister fra en fil.
Opret værdiliste
Når du har klikket på “Opret ny”, skal du først tilføje et navn og en beskrivelse til din værdiliste. Du kan derudover foretage indstillinger for, hvem der skal kunne tilgå værdilisten, samt hvem der skal have lov til at tilføje data til den. Klik herefter på “tilføj” for at færdiggøre oprettelsen.
Indledende indstillinger for oprettelse af ny værdliste
For at importere indholdet af din CSV-fil til værdilisten skal du først klikke på “Værdiliste upload & import”, når du åbner indstillingerne for værdilisten.
Vælg “Værdiliste upload og import”
For at uploade CSV-filen manuelt, trykker du på “Vælg fil” for at vælge den fil, som du ønsker at importere data fra.
Vælg “Vælg fil”
Når du har valgt den ønskede fil, skal du scrolle længere ned og trykke gem. Dataen fra CSV-filen vil herefter blive overført til værdilisten.
Klik på “Gem”
Hvis du vil importere værdilister fra en fil automatisk, kan du sætte systemet op til selv at hente data fra en fil på jeres server. Her skal I angive, hvor filen er placeret, hvordan kolonnerne skal læses, og hvad der skal bruges som nøgle og værdi i værdilisten.
Det kan eksempelvis være en CSV-fil med afdelinger, der ser således ud:
Kode;Navn;Adresse;NameEN
AFD01;Borgerservice;Rådhuspladsen 1;Citizen Services
AFD02;Teknik og Miljø;Industrivej 5;Technology and Environment
AFD03;Økonomi;Rådhuspladsen 1;Finance
Forklaring af felterne
Benyt service import: Sæt flueben her for at aktivere automatisk import af værdilisten. Importen kører automatisk hver nat kl. 02:00 og henter data fra den fil, du angiver nedenfor.
Service import - filsti: Angiv den fulde sti (UNC-sti) til den fil, systemet skal importere fra. Filen skal ligge et sted, som jobserveren har adgang til. Eksempel: \\server\mappe\filnavn.csv
Service import - Nøgle mapning: Angiv navnet på den kolonne i filen, der indeholder nøglen (den unikke kode for hver værdi). Hvis du bruger kolonnenavne, skal de skrives nøjagtigt som i filen (store/små bogstaver har betydning).
Hvis du ikke springer den første linje over (se "Skip første linje" nedenfor), skal du i stedet angive kolonnens nummer (0 = første kolonne, 1 = anden kolonne, osv.).Service import - Værdi mapning: Her bestemmer du, hvad der skal vises som værdien i værdilisten. Du kan sammensætte værdien af en eller flere kolonner fra filen ved at skrive kolonnenavnene i firkantede parenteser.
Eksempler med kolonnenavne (kræver at "Skip første linje" er slået til):
[Navn] = bruger kun kolonne "Navn"
[Navn], [Adresse] = viser f.eks. "Hansen, Hovedgaden 1"
Eksempler med kolonnenumre (0 = første kolonne):
[0] = bruger kun den første kolonne
[1], [2] = kombinerer anden og tredje kolonne
Al tekst uden for parenteserne medtages som den er (f.eks. komma og mellemrum i eksemplerne ovenfor).
OBS: Store/små bogstaver har betydning i kolonnenavne.Service import - Engelsk værdi mapning: Hvis værdilisten også skal have en engelsk oversættelse, angives den her på samme måde som den danske værdi ovenfor.
Vigtigt: Du skal bruge samme metode (enten kolonnenavne eller kolonnenumre) som i den danske værdi-mapning, da de to ikke kan blandes.
Service import - kolonne separator: Angiv det tegn, der adskiller kolonnerne i importfilen. De mest almindelige er semikolon eller komma.
Service import - skip første linje: Sæt flueben her, hvis den første linje i filen indeholder kolonneoverskrifter (f.eks. "Navn;Adresse;Postnr"). Så kan du bruge kolonnenavnene i nøgle- og værdi-mapningen ovenfor.
Hvis filen ikke har overskrifter, skal du i stedet bruge kolonnenumre (0, 1, 2, ...) i mappingen.Service import - import-fil codepage: Angiv filens tegnkodning som et tal. Standard er 65001 (UTF-8), som passer til de fleste moderne filer. Hvis filen indeholder forkerte danske tegn (æ, ø, å), kan du prøve 1252 (Windows-dansk). Lad feltet stå tomt for at bruge UTF-8.
Du har nu lært, hvordan man importerer data fra en Excel-fil manuelt og automatisk til en værdiliste i XFlow. Ønsker du at læse mere om, hvordan du efterfølgende anvender værdilister i opsætningen af blanketskabeloner, kan du klikke her.
Ud fra eksemplet vil udfyldelsen se således ud:
Når du har udfyldt og gemt, vil resultatet af eksemplet i din værdiliste være:
Relaterede artikler
Felter: Værdiliste
Organisation, roller og rettigheder
