Sletning- og annulleringsregler
Formål:
I XFlow kan du opstille sletnings- og annulleringsregler på arbejdsgangsskabeloner og på den måde forbedre styring og vedligeholdelse af arbejdsgange ved automatisk at slette eller annullere dem, når de ikke længere er nødvendige.
Sidst redigeret: 31/03/2025
1. Indstillinger
I XFlow kan du oprette sletnings- og annulleringsregler på din arbejdsgang. Når du anvender disse regler på en arbejdsgang, kan du definere, hvornår en arbejdsgang automatisk skal slettes eller annulleres.
For at anvende sletnings- og annulleringsregler på en arbejdsgangsskabelon skal du først finde den arbejdsgangsskabelon, som du ønsker at tillæge regler. Når du har valgt din skabelon, skal du under indstillinger > generelt folde boksen “Sletning- og annullerings regler” ud.
Du finder indstillingerne ved at folde den her boks ud
Bemærk: Når du angiver sletnings- og annulleringsregler på en arbejdsgangsskabelon, påvirker det alle arbejdsgange, der er oprettet med den skabelon - både dem, der oprettes før og efter, reglen angives.
2. Sletning- og annulleringsregler
De første indstillinger, der vises, når du folder boksen ud, er indstillinger, der henvender sig til sletningsregler.
Hvis du har oprettet arbejdsgangsskabelonen med standardindstillinger, så kan du se at boksen “Arbejdsgange med status Afsluttet” er aktiv, og at den slettes efter 72 måneder. Denne indstilling kan du frit ændre.
Tekst, der henviser til screenshot. Eks.: “Når du har trykket på + kommer denne menu frem.”
Du kan opstille regler for sletning- og annullering på baggrund af en arbejdsgangs status og antal dage eller måneder, som den skal slettes eller annulleres efter:
Arbejdsgange med status “Afsluttet”
Arbejdsgange med status “Kladde”
Arbejdsgange med status “Annulleret”
3. Annuller arbejdsgang manuelt
Ud over at man kan anvende annulleringsregler på en specifik arbejdsgangsskabelon, så kan du i XFlow også annullere en arbejdsgang manuelt. Dette sker i tilfælde af, at du ikke kan fremsøge en specifik arbejdsgang, hvor det så er nødvendigt at annullere på andre måder.
For at gøre dette skal du navigere til “Organisation” i XFlow-menuen i venstre side. Herefter skal du trykke “Annuller arbejdsgange” og indsætte arbejdsgangens ID. Kontroller, at den arbejdsgang, du vil slette, stemmer overens med de data, du forventer, og annuller den efter du er sikker på, at det er korrekt.
Tekst, der henviser til screenshot. Eks.: “Når du har trykket på + kommer denne menu frem.”
Bemærk: Du skal være systemadministrator for at kunne udføre dette.
4. Fordele ved at anvende regler
Ved at anvende sletning- og annulleringsregler på dine arbejdsgangsskabeloner kan du sikre, at din database altid er opdateret. Reglerne kan hjælpe med at sikre, at det kun er de relevante og aktuelle data, der forbliver i systemet, præcis i den periode hvor det er nødvendigt. Systemets ydeevne kan også blive forbedret, da I mindsker mængden af data, der opbevares, og man sikrer, at man overholder gældende datasikringspolitikker eller lovmæssige krav.
