Version 2025.1 – 10. september 2025
Datoer for udrulning af version 2025.1
Onsdag den 3. september: Alle testmiljøer opdateres
Onsdag den 10. september kl. 06.00: Alle SaaS-kunder opdateres.
Onsdag den 17. september kl. 06.00: Alle on-premise kunder, der er på Octopus, opdateres.
(OBS! Hvis I ikke ønsker at blive opdateret denne dag, skal I sende en mail til vores support på support@xflowsupport.dk)
Hvis I er On-Premise kunde og ikke opdateres via Octopus, skal I huske at bestille tid til jeres opdatering. Dette gør I ved at sende en mail til support@xflowsupport.dk.
Opdateringen er mulig fra den 17.09.2025 og vi anbefaler, at I bliver opdateret hurtigst muligt herefter.
I det følgende kan du læse om de nye funktioner og rettelser, som version 2025.1 af XFlow indeholder.
Endnu en gang har teamet arbejdet hårdt og udarbejdet
en masse spændende tilføjelser og rettelser til XFlow.
Husk også at orientere dig i vores change log, hvor du kan
se de ændringer og tilføjelser, der løbende bliver lavet.
Se gennemgangen af releasen her
Indhold i version 2025.1
Opsæt dataaflevering, der automatisk aktiveres, når en udfyldelse afvises i en ‘Godkend’-aktivitet
Det er nu muligt at opsætte dataafleveringer, som aktiveres, når en blanket afvises i en Godkend-aktivitet.
Det betyder, at du fx kan sende relevante oplysninger til jeres ESDH-system, når en udfyldelse bliver afvist, uden at arbejdsgangen går videre til næste aktivitet i flowet.
Dette er en brugbar funktionalitet i situationer, hvor I har behov for at dokumentere, hvad der er sket i processen for en arbejdsgang.
Dataafleveringer ved afvisning
Når du har tilføjet en dataaflevering på Godkend-aktivitet og denne så afvises, sættes arbejdsgangens status til Afleverer data. Når afleveringen er fuldført, sendes flowet tilbage til den aktivitet, der er angivet, at det skal sendes tilbage til.
Dataafleveringer ved afvisning opsættes præcis som du kender det fra XFlow i dag, og det er ligeledes muligt at tilføje flere afleveringer på samme ‘Godkend’-aktivitet.
Godkendes aktiviteten, fortsætter flowet som normalt.
Automatiske handlinger i flowet:
Afslut løsning på baggrund af en dato i udfyldelsen
I flowdesigneren er indstillingen Påmindelser blevet udvidet og omdøbt til Automatiske handlinger.
Opsætning af automatiske handlinger
Det betyder, at du nu kan opsætte alle automatiske handlinger for en aktivitet ét sted – fx sende en påmindelse, afslutte en arbejdsgang eller afvise en aktivitet. Det er muligt at opsætte flere automatiske handlinger på samme aktivitet, så du kan kombinere fx en påmindelse og en efterfølgende automatisk afslutning af arbejdsgangen.
I denne forbindelse har vi tilføjet muligheden for afslutte arbejdsgange automatisk, baseret på en dato i udfyldelsen. Dette er brugbart, hvis udfylder ikke har reageret i et bestemt antal dage, eller hvis en bestemt dato er nået. Samtidig kan det også bruges til at rydde op i arbejdsgange, der ikke er blevet færdiggjort.
Du konfigurerer dette direkte på ‘Udfyld’- og/eller Godkend-aktiviteterne via indstillingen Automatiske handlinger.
Her kan du vælge:
Typen af handling der skal udføres;
Send påmindelse
Afslut arbejdsgang
Afvis aktivitet (kan kun vælges på Godkend-aktiviteter)
Hvilken dato, der skal bruges som reference
Hvornår handlingen skal udføres ift. referencedatoen
(fx 5 dage efter en specifik dato i angivet i udfyldelsen)Om der skal sendes en en besked til udfylder.
Vær opmærksom på, at jobbet ‘Automatiske handlinger’ skal være installeret for at automatiske handlinger kan benyttes. Dette job installeres under Systemindstillinger > Jobserver > Automatiske handlinger.
I flowoverblikket vil det være tydeligt angivet, hvis en arbejdsgang er blevet afsluttet automatisk – med forklaring og ny status (Automatisk afsluttet), så du ikke er i tvivl om, hvad der er sket.
Flere har efterspurgt muligheden for at sende Digital Post-beskeder, der lever op til kravene om webtilgængelighed (WCAG). Derfor har vi i denne version af XFlow indført muligheden for at uploade Word-filer under beskedskabeloner, som kan bruges i jeres Digital Post-afleveringer.
Ved at benytte denne funktionalitet kan I sikre, at kommunikation til borgere og virksomheder både er professionel, ensaret og webtilgængelig.
Når du redigerer en beskedskabelon, ser du nu fanen Digital Post-skabelon. Her kan du:
Uploade Word-skabeloner direkte under 'Beskedskabeloner' – både en dansk og engelsk version.
Anvende XFlows flettefelter direkte i Word-dokumentet.
Se hvilke flettefelter, der automatisk hentes fra det uploadede dokument.
Downloade, omdøbe og slette det uploaded dokument.
Når skabelonen anvendes i en Digital Post-aflevering, omdannes den automatisk til WCAG-kompatibel PDF.
Upload Word-fil under beskedskabeloner til brug i
Digital Post-beskeder
Anvend skabelonen i Digital Post-afleveringen
I Digital Post-afleveringen vælger du blot din beskedskabelon, som normalt. Hvis du har opsat en Digital Post-skabelon er det denne der vil blive sendt. Når du står inde i dataafleveringen har du desuden mulighed for at få vist, hvilke flettefelter skabelonen indeholder, så du nemt kan se, hvilke flettefelter du skal mappe op på afleveringen. Dette ser du ved at klikke på ‘Vis skabelon’.
Brug flettefelter korrekt i Word
Når du opretter din Word-skabelon, kan du bruge flettefelterne der er vist på beskedskabelonen til at indsætte data automatisk i dokumentet.
Flettefelterne skal dog indsættes korrekt som MergeField-felter i Word og ikke bare skrives som almindelig tekst. Det gør du ved at gå til Indsæt > Hurtige dele > Felt og vælge MergeField, hvorefter du skriver navnet på flettefeltet præcist, som det vises i XFlow.
Hvis flettefelterne ikke indsættes korrekt, vil de ikke blive erstattet med data i den endelige besked.
Vær opmærksom på, at selvom XFlow sikrer, at den tekniske konvertering til PDF er WCAG-kompatibel, er indholdet i denne stadig dit ansvar, hvorfor I skal sikre, at det sættes op på en måde Word-skablonen, der overholder webtilgængelighedskravene.
Vi har udviklet et nyt felt, Månedsantal, som kan beregne antal måneder mellem to datoer. Feltet fungerer ligesom det eksisterende felt Dagsantal - blot med måneder i stedet for dage - og kan dermed også bruges i tabeller.
I opsætningen af feltet kan du desuden:
Angive om hele måneden skal tælles med, hvis start- eller slutdato er en skæv dato (fx 15.01.2024).
Angive om værdien skal vises med negativt fortegn, så månederne kan trækkes fra i en senere beregning.
Vælge at vise afkrydsningsfelter, hvor fx en HR-medarbejder kan angive, om perioden skal tælle med i hhv. lønanciennitet og/eller jubilæum.
Tilføje beregningsnøgler til grupperet udregning af total anciennitet eller jubilæum, baseret på hvad der er afkrydset.
Nyt felt: Månedsantal
Dataafleveringen ‘Udfyld blanket’ er blevet udvidet, så den nu understøtter tilføjelse af rækker til en tabel, i stedet for blot at overskrive rækker i tabellen.
Det betyder, at du nu kan bruge dataafleveringen til at indsamle information fra forskellige aktiviteter i flowet og samle dette i én samlet tabel i en ny blanket.
Udvidelse af dataafleveringen ‘Udfyld blanket’
De to nye funktioner – feltet Månedsantal og den udvidede dataaflevering – kan for eksempel bruges i en løsning, hvor nye medarbejdere skal dokumentere tidligere ansættelser for at få den korrekte lønindplacering og jubilæumsdato.
I løsningen udfylder medarbejderen én række for hver tidligere ansættelse i en eller flere tabeller – med ansættelsessted, stilling og periode. På baggrund af de indtastede datoer beregnes det automatisk, hvor mange måneder perioden udgør.
Herefter har en HR-medarbejder eller lignende mulighed for at markere, hvilke perioder der skal tælle med i beregningen - kun de valgte rækker bliver lagt sammen og brugt til at:
Beregne en lønanciennitetsdato (ud fra den samlede anciennitet og ansættelsesdatoen)
Beregne en jubilæumsdato
Med beregningsnøgler og afkrydsningsfelter på feltet Månedsantal – og muligheden for at samle alle indtastninger i én samlet tabel – kan du nemt styre, hvilke perioder der skal tælle med i den endelige beregning. Resultatet vises automatisk i de relevante datofelter, så både lønanciennitetsdato og jubilæumsdato kan fastsættes – helt uden manuel udregning.
Er du interesseret i at høre mere om netop denne løsning, er du velkommen til at kontakte os.
Sådan kan du bruge de to funktioner i praksis:
Udregn lønanciennitets- og jubilæumsdato
Det er nu muligt at konfigurere mailindstillinger direkte på den enkelte organisation i XFlow, hvilket betyder, at hver organisation kan have sin egen mailopsætning, hvis behovet er forskelligt på tværs af jeres organisationer i XFlow.
Mailindstillingerne der er sat op under ‘Systemindstillinger’ fungerer dog fortsat som standarden, men med denne ændring får den enkelte organisation mulighed for at overskrive disse og i stedet bruge egne indstillinger – fx kan det være at en forvaltning i jeres organisation, der ønsker at bruge Microsoft Graph i stedet for den mailafsender, der er opsat under systemindstillinger.
Du finder de nye indstillinger på administrationsdelen under:
Organisation > Indstillinger > Email.
Opsæt mailindstillinger pr. organisation
Udvidelser til mappingen ‘Udregn værdi’ i dataaflevering
Det er nu blevet nemmere og mere fleksibelt at udregne og indsætte værdier automatisk i en dataaflevering – baseret på, hvad brugeren har udfyldt i blanketten.
Tidligere kunne man kun vælge en fast værdi, der skulle sættes ind, hvis en bestemt betingelse var opfyldt. Nu er det også muligt at indsætte værdier fra andre felter i blanketten, hvis betingelsen er opfyldt. Samtidig har vi forbedret brugerfladen, så det er lettere at få overblik over, hvad der sker – og at rette eller slette en opsætning.
Eksempel: Oversæt et brugervalg til en værdi, der skal sendes til et eksternt system
Forestil dig, at brugeren i blanketten skal svare på:
"Har du kørekort?" – med svarmulighederne Ja og Nej.
Hvis brugeren vælger Ja, vil du måske gerne sende en bestemt kode eller tekst med til et eksternt system – f.eks. fordi det er et krav i det system, at værdien skal være “Y” for ja.
Med den nye mulighed for at udregne værdi, kan du nu:
Vælge en betingelse: "Hvis feltet 'Har du kørekort?' = Ja"
Bestemme hvad der så skal sendes:
Enten en fast værdi, fx Y
Eller værdien fra et andet felt, fx Udløbsdato for kørekort
Du kan desuden tilføje flere betingelser og kombinere dem med forskellige værdier.
Det er også stadig muligt at bruge den tidligere funktionalitet med fast værdi, hvis du foretrækker det.
Mindre ændringer eller tilføjelser
Brugergrænseflade og navigation
Det er nu muligt at anvende ‘Fil upload'-feltet i sammenligningsfeltet - dette kan f.eks. bruges i slutningen af en udfyldelse til opsummere, hvad udfylder mangler at uploade.
Der er blevet lavet en lang række udvidelser til integrationen mellem Workzone og XFlow.
En popup-bekræftelse er blevet tilføjet ved sletning af Word-skabeloner og en notifikation ved gem.
Det er nu muligt at se opdateret beskrivelse af Word-dataafleveringer direkte i overblikket.
Det er nu muligt at trykke på "Enter" ved søgning i stedet for at skulle klikke med musen.
Korrekt tema vises nu ved skift af organisation i administrationsdelen.
Begrænsninger på tabeller og lister overholdes nu korrekt i udfyldte arbejdsgange.
Flowoverblik viser korrekt signeringsmetode, også ved brug af signeringsfiler.
Brugeradministration og roller
Understøttelse af flere roller med ADFS-login på tværs af organisationer.
Lokaladministratorer kan ikke længere ændre deres egne rettigheder til systemadministrator.
“Login som”-funktionen logges nu i sikkerhedsloggen med information om, hvem der benyttede den, og hvem der blev logget ind som.
Dokumenthåndtering
Det er nu muligt at trække dokumenter, der er uploadet direkte på aktiviteter med en ny systemværdi.
Uploadede dokumenter på arbejdsgangsskabeloner og hjælpedokumenter håndteres nu via Service Web API'et, hvilket forbedrer stabilitet og sletning.
Sikkerhed og tekniske forbedringer
Indeksering forbedret: Arbejdsgange der fejler i direkte indeksering, fanges nu af et bagvedliggende job.
Arbejdsgange med status “Ny” og påmindelser slettes nu korrekt via oprydningsjobbet.
Alle SLS-kunder er nu migreret til TLS 1.3.
Password til Workzone webservice, som findes under organisationsindstillinger, er nu skjult.
Fjernet usikker håndtering af SSL/TLS ved certifikatkontrol.
Validering af dataaflevering er flyttet til at ske før betaling og underskrift.
API-Felt: Det er nu muligt at tilgå lister/arrays i output JSON, og der er samtidig tilføjet en bedre beskrivelse af dette i brugergrænsefladen.
Logning og overvågning
Det er nu muligt at ændre datoer i loggen 365 dage tilbage - det er dog kun securityloggen der gemmes i 365 dage.
ServiceWebAPI-logs kan nu tilgås direkte i brugergrænsefladen.
Import og opdatering
Værdiliste-import via Public API’et opdaterer nu cache korrekt, så ændringer vises med det samme.
Talfelters standardværdier slettes ikke længere ved komma-/punktum-fejl i import.
Opdatering via API virker nu på start- og slutdato felter.
CPR-numre medtages ikke længere ved brugerimport via Serviceplatformen, hvis organisationsindstillingen er slået fra.
Skabeloner og arbejdsgange
Sletning af arbejdsgangsskabeloner virker nu også selvom der er oplysningspligt eller påmindelser tilknyttet.
Duplikering af fælles beskedskabeloner er nu begrænset til systemadministratorer.
Tomme arbejdsgange kan ikke længere indsendes via printvisning.
Blanketskabelon-oversigten er rettet, så slet-knappen virker efter søgning og filtrering.
“Vis alle ændringer” duplikeres ikke længere i flowoverblikket ved klik på ‘øjet’.
Felter og visning
Visning af "Efter tekst" på tekstfelter er blevet rettet – også i readonly-visning.
Felthistorik for grupper og avancerede sammenligningsfelter er blevet rettet.
Afsendelse og eksport
Fejl hvor første signeringsfil kunne hentes, men ikke efterfølgende, er rettet.
Dobbeltklik på “Accepter og indsend” giver ikke længere en fejlside.
Brugernavn vises nu korrekt ved underskrift som substitut.
Aktiveringsmail sender ikke længere forkert skabelon.
Overvågningsmails stoppes nu korrekt, selvom arbejdsgangen er slettet.
Andre tekniske rettelser
Tidligere kørte dataafleveringer vises ikke længere i Insights og ændrer ikke arbejdsgangens "sidst ændret".
XFlow Bibliotek-tabeller fungerer igen korrekt efter filtrering/søgning.
Senest opdaterede værdier vises igen korrekt i Excel-udtræk.
Fejl ved opstart af ny arbejdsgang (med “Udfyld på vegne af”) er rettet.
Det er i flowoverblikket igen muligt at få vist udfyldelsen på den enkelte aktivitet.