Integration til IMS Case
XFlows integration til IMS Case (Visma Case) gør det muligt at oprette sager, kontakter og tilføje dokumenter i IMS Case via dataafleveringer i jeres XFlow-miljø. Formålet er at gøre det nemmere at sende sags- og dokumentdata videre fra XFlow til IMS Case og undgå unødvendigt manuelt arbejde.
Formål:
Integrationen består af fire dataafleveringer, som kan kombineres efter behov:
IMS Case - find sag - Fremsøger en eksisterende sag ud fra forskellige søgekriterier
IMS Case – opret/opdater sag – Opretter en ny sag eller opdaterer en eksisterende sag i IMS Case
IMS Case – opret/opdater kontakt – Opretter eller opdaterer en kontakt og tilknytter den på en sag
IMS Case – tilføj dokumenter – Tilføjer dokumenter (PDF og/eller uploadede filer) til en eksisterende sag
Sidst redigeret: 21/09-2026
Indholdsfortegnelse:
1. Forudsætninger for brugen af IMS Case
For at kunne tage IMS Case-integrationen i brug, skal følgende være på plads. Kontakt XFlow Support, hvis du har brug for hjælp.
1.1. Nødvendige trin før brug
Trin 1: Aktivering af IMS Case i XFlow
IMS Case skal være aktiveret i jeres XFlow-miljø – dette sørger XFlow for.
Trin 2: Tildel den nødvendige rettighed
Brugere, der skal opsætte dataafleveringer, skal have rettigheden "Anvend IMS Case-dataaflevering".
Trin 3: Adgangsoplysninger fra Visma IMS
I skal have følgende oplysninger fra Visma IMS:
API URL – URL til IMS Case-miljøet
Client ID og Client Secret – Til authentication
2. Konfiguration
Når IMS Case er aktiveret, skal følgende indstillinger udfyldes i XFlow:
Organisationsindstillinger
Opsættes individuelt for hver organisation under IMS Case i organisationsindstillingerne.
Vigtigt: Alle tre indstillinger er påkrævede. Hvis en eller flere af dem mangler, virker dataafleveringerne ikke.
3. Opsætning af dataafleveringer
Dataafleveringerne tilføjes til en aktivitet i Flowdesigneren og kan derefter sættes op med de relevante mappings og værdier. Systemet tjekker automatisk, om de påkrævede felter er udfyldt.
Sagsskabelon: Når du tilføjer Find sag eller Opret/opdater sag, vælger du en sagsskabelon fra IMS Case. XFlow henter automatisk skabelonens felter, som herefter kan mappes. For Opret/opdater kontakt hentes kontaktfelterne automatisk fra IMS Case uden at du skal vælge noget. Tilføjes nye felter i IMS Case, kan du bruge "Synkroniser felter fra IMS Case" til at opdatere feltlisten.
Både Find sag og Opret/opdater sag udstiller sags-ID og sagsnummer.
Standard sagsfelter
Følgende standardfelter er tilgængelige på alle sagsskabeloner:
3.2. IMS Case - Opret/opdater sag
Derudover vises custom felter fra den valgte sagsskabelon automatisk. Det kan fx være tekstfelter, datofelter, afkrydsningsfelter eller valgfelter (dropdown). Se sektion 5 for valgfelter.
Spøgelsesfelter: IMS Case eksponerer alle felter, der teknisk eksisterer på skabelonens database-tabel. Hvis et felt tidligere har været konfigureret på skabelonen, men er fjernet i IMS Case admin, vil det stadig fremgå i XFlow. Lad felter, du ikke vil bruge, stå uberørt hen – de sender ingen værdier til IMS Case.
Opretter en ny sag i IMS Case, eller opdaterer en eksisterende sag, hvis mappingen Eksisterende sag (ID) er mappet til et sags-ID (fra en forudgående Find sag-databehandlers outputværdi).
Hvis Eksisterende sag (ID) er mappet, opdateres den eksisterende sag og der oprettes ikke en ny.
Hvis Eksisterende sag (ID) ikke er mappet eller er mappet til en tom værdi, oprettes en ny sag.
Opdatering af sagstitel for eksisterende sager
Der anvendes samme mapping til angivelse eller opdatering af sagstitel. Eftersom det ikke altid vil være ønskværdigt at opdatere sagstitlen på en eksisterende sag, er det med mappingen "Opdater titel på eksisterende sag" muligt at til- eller fravælge at sagstitlen skal opdateres.
Output: Dataafleveringsoutput
3.3. IMS Case - Opret/opdater kontakt
Opretter en ny kontakt i IMS Case eller opdaterer en eksisterende. Kontakten tilknyttes automatisk som primary contact på en sag.
Når du tilføjer denne dataaflevering, henter XFlow automatisk kontaktfelterne fra IMS Case – du skal ikke vælge en skabelon. Kontakt-entitetstypen i IMS Case har kun én type, så felterne hentes og gemmes automatisk.
Output: Dataafleveringsoutput
Kræver: Et ImsCaseId (fra Opret/opdater sag) skal mappes i feltet "Relater kontakt til sag (CaseId)" for at tilknytte kontakten til en sag. Dette felt er obligatorisk.
Søgning på eksisterende kontakt
Dataafleveringen kan søge efter en eksisterende kontakt via tre metoder (forsøges i rækkefølge):
CPR-nummer – bruger det dedikerede GetByCpr-endpoint i IMS Case. Hurtigste og mest pålidelige opslag.
Standard-felt – admin angiver et feltnavn (fx FirstName, PersonId) og en værdi. Bruger OData-filtrering.
Custom felt – admin angiver et customfield-navn (fx cf13_GeId) og en værdi. Samme mekanisme som standard-felt.
Aktivér "Opret altid ny kontakt" for at springe søgning over.
CPR-nummer: CPR-søgningen udføres altid – også selvom "Opret altid ny kontakt" er aktiveret – fordi IMS Case ikke tillader to kontakter med samme CPR-nummer.
Kontaktfelter
Følgende standardfelter er typisk tilgængelige:
Derudover vises custom felter fra IMS Case's kontakt-entitetstype automatisk, præcis som ved sagsfelter. Se sektion 5 for valgfelter.
3.5. Typisk arbejdsgangsopsætning
Et typisk flow med IMS Case-integrationen ser sådan ud:
IMS Case - opret/opdater sag. Map sagstitel status og øvrige felter til sagen.
Output: ImsCaseid, ImsCaseNumber
IMS Case - opret/opdater kontakt. Map kontaktoplysninger og brug ImsCaseid fra trin 1.
Output: ImsCaseContactid
IMS Case - tilføj dokumenter. Tilføj PDF og dokumenter til sagen fra trin 1.
Dataafleveringen Opret/opdater sag skal altid komme først, da de øvrige dataafleveringer kræver sagsens Id som input.
3.4. IMS Case - Tilføj dokumenter
Tilføjer dokumenter fra arbejdsgangen til en IMS Case-sag. Understøtter både PDF af udfyldelsen og uploadede filer fra blanketten.
Kræver: Et ImsCaseId (fra Opret/opdater sag).
3.6. Synkroniser felter fra IMS Case
Hvis der tilføjes nye felter eller fjernes eksisterende felter på en sagsskabelon eller kontakt-entiteten i IMS Case, kan du opdatere dataafleveringen i XFlow uden at skulle slette og genoprette den.
Klik på knappen "Synkroniser felter fra IMS Case" i bunden af dataafleveringens mapping-visning. Funktionen er tilgængelig for både Opret/opdater sag og Opret/opdater kontakt.
Sådan fungerer synkroniseringen
For sager: XFlow henter sagsskabelonerne fra IMS Case. Du kan vælge at beholde den nuværende skabelon eller skifte til en anden. Ved skift opdateres EntitySetName automatisk.
For kontakter: XFlow henter kontaktfelterne direkte fra IMS Case. Der er ingen skabelon at vælge.
Felterne på dataafleveringen opdateres: nye felter tilføjes, fjernede felter fjernes. Eksisterende mapninger bevares, hvis feltet stadig findes i IMS Case. Mapninger til XFlow's egne felter (søgeparametre, "opret altid ny" m.m.) bevares altid.
Bemærk: Synkroniseringen gemmes med det samme og kan ikke fortrydes. Mapninger til felter, der er fjernet i IMS Case, går tabt.
3.1. IMS Case - Find sag
Find sag-dataafleveringen kan søge efter en aktiv eksisterende sag. Dette er brugbart, når man ønsker at opdatere en eksisterende i stedet for at oprette en ny. Når dataafleveringen tilføjes, skal man vælge hvilken type sagsskabelon, er skal anvendes som afgrænsning i søgningen. Derefter kan man opsætte selve søgekriterierne. Der kan søges efter en eksisterende sag ud fra den primære kontaktpersons CPR-nummer, et sagsnummer eller værdien på et custom felt.
Søgningen sker i denne priorieteret rækkefølge ud fra hvilke søgekriterier der mappet:
Sagsnummer
CPR-nummer på sagens primær kontakt
Custom felt
Hvis ingen søgekriterier er mappet og/eller alle mappede værdier (f.eks. fra et blanketelement) er tomme, har dataafleveringen ingen mulighed for at lave en søgning. Dette er ensbetydende med at der blot ikke kunne fremsøges en aktiv eksisterende sag.
Hvis dataafleveringen finder en eksisterende sag, vil sagens ID og sagsnummer være tilgængelig i dataafleveringens output værdier. Sags-ID'et kan derefter bruges som mappingværdi i en efterfølgende opret/opdater sag-dataaflevering. Hvis dataafleveringen ikke kan finde en eksisterende sag, vil sags-ID og sagsnummer i outputværdierne være tomme. Den efterfølgende opret/opdater sag-dataaflevering vil tolke dette som at der skal oprettes en ny sag.
Ugyldige søgeresultater
Hvis søgningen finder mere end én eksisterende, aktiv sag ud fra søgekriterierne, vil dataafleveringen fejle, da systemet ikke vil kunne vide hvilken af de fremsøgte eksisterende sager, der skal udstilles i dataafleveringens outputværdier.
4. Valgfelter og Udregn værdi
Visse felter i IMS Case er valgfelter (dropdown/lister). Disse felter ender på _ID i feltnavnet og kræver et specifikt Id som værdi – ikke den læsbare tekst.
Se gyldige værdier
Ved alle valgfelter vises en "Se værdimuligheder"-knap. Klik på den for at åbne en søgbar liste over gyldige Id'er og værdier. Klik på et Id for at kopiere det.
Eksempel:
For at sætte "Kommune 2" skal værdien være 1 (Id'et).
Brug "Udregn værdi" til automatisk oversættelse
Når brugeren vælger en tekst i blanketten (fx "Kommune 2"), men IMS Case kræver det tilhørende Id (fx 1), kan "Udregn værdi" bruges til automatisk at oversætte:
Vælg "Opsæt udregning af værdi" som bindingstype i mappingen.
Klik "Udregn værdi" og opsæt en regel for hver mulig blanketværdi og det tilhørende Id.
Gentag for alle værdier. XFlow oversætter herefter automatisk ved kørsel.
5. Fejlhåndtering
Hvis noget går galt under kørsel af dataafleveringerne, vises en fejlbesked. De mest almindelige årsager er:
Manglende konfiguration – API URL, Client ID eller Client Secret er ikke udfyldt. Tjek organisationsindstillingerne.
Manglende sagsskabelon – Sagsskabelonen er ikke valgt i engangsdialogen. Åbn dataafleveringen og vælg en skabelon.
Valideringsfejl – Obligatoriske felter mangler, fx sagstitel eller sags-Id. Dataafleveringen angiver, hvilke felter der mangler.
Ved vedvarende fejl, kontakt XFlow Support.
Relaterede artikler
A-Z dataafleveringer
Opsætning af API
