Integration til IMS Case

XFlows integration til IMS Case (Visma Case) gør det muligt at oprette sager, kontakter og tilføje dokumenter i IMS Case via dataafleveringer i jeres XFlow-miljø. Formålet er at gøre det nemmere at sende sags- og dokumentdata videre fra XFlow til IMS Case og undgå unødvendigt manuelt arbejde.

Formål:

Integrationen består af tre dataafleveringer, som kan kombineres efter behov:

IMS Case – opret/opdater sag – Opretter en ny sag eller opdaterer en eksisterende sag i IMS Case
IMS Case – opret/opdater kontakt – Opretter eller opdaterer en kontakt og tilknytter den på en sag
IMS Case – tilføj dokumenter – Tilføjer dokumenter (PDF og/eller uploadede filer) til en eksisterende sag

Sidst redigeret: 18/06-2026

Indholdsfortegnelse:

Forudsætninger for brugen af IMS Case
Konfiguration (organisationsindstillinger)
Opsætning af dataafleveringer
3.1. Opret/opdater sag
3.2. Opret/opdater kontakt
3.3. Tilføj dokumenter
3.4. Typisk arbejdsgangsopsætning
3.5. Synkroniser felter fra IMS Case
Sags-Id på tværs af aktiviteter
Valgfelter og Udregn værdi
Fejlhåndtering

1. Forudsætninger for brugen af IMS Case

For at kunne tage IMS Case-integrationen i brug, skal følgende være på plads. Kontakt XFlow Support, hvis du har brug for hjælp.

1.1. Nødvendige trin før brug

Trin 1: Aktivering af IMS Case i XFlow

IMS Case skal være aktiveret i jeres XFlow-miljø – dette sørger XFlow for.

Trin 2: Tildel den nødvendige rettighed

Brugere, der skal opsætte dataafleveringer, skal have rettigheden "Anvend IMS Case-dataaflevering".

Trin 3: Adgangsoplysninger fra Visma IMS

I skal have følgende oplysninger fra Visma IMS:
- API URL – URL til IMS Case-miljøet
- Client ID og Client Secret – Til authentication

2. Konfiguration

Når IMS Case er aktiveret, skal følgende indstillinger udfyldes i XFlow:

Organisationsindstillinger

Opsættes individuelt for hver organisation under IMS Case i organisationsindstillingerne.

Vigtigt: Alle tre indstillinger er påkrævede. Hvis en eller flere af dem mangler, virker dataafleveringerne ikke.

  
      Konfiguration
      Beskrivelse
      Format
    
      API URL
      Base URL til IMS Case Standard API'et. Udleveres af Visma IMS.
      https://...
    
      Client ID
      Client ID anvendt til at hente bearer-token fra IMS Case. Udleveres af Visma IMS.
      -
    
      Client Secret
      Client secret anvendt til at hente bearer-token fra IMS Case. Udleveres af Visma IMS.
      -

Konfiguration	Beskrivelse	Format
API URL	Base URL til IMS Case Standard API'et. Udleveres af Visma IMS.	https://...
Client ID	Client ID anvendt til at hente bearer-token fra IMS Case. Udleveres af Visma IMS.	-
Client Secret	Client secret anvendt til at hente bearer-token fra IMS Case. Udleveres af Visma IMS.	-

3. Opsætning af dataafleveringer

Dataafleveringerne tilføjes til en aktivitet i Flowdesigneren og kan derefter sættes op med de relevante mappings og værdier. Systemet tjekker automatisk, om de påkrævede felter er udfyldt.

Sagsskabelon: Når du tilføjer Opret/opdater sag, vælger du en sagsskabelon fra IMS Case. XFlow henter automatisk skabelonens felter, som herefter kan mappes. For Opret/opdater kontakt hentes kontaktfelterne automatisk fra IMS Case uden at du skal vælge noget. Tilføjes nye felter i IMS Case, kan du bruge "Synkroniser felter fra IMS Case" til at opdatere feltlisten.

  
      Output
      Beskrivelse
    
      ImsCaseId
      Id på den oprettede eller opdaterede sag. Bruges som input til de øvrige dataafleveringer.
    
      ImsCaseNumber
      Sagsnummer tildelt af IMS Case.

Output	Beskrivelse
`ImsCaseId`	Id på den oprettede eller opdaterede sag. Bruges som input til de øvrige dataafleveringer.
`ImsCaseNumber`	Sagsnummer tildelt af IMS Case.

Søgning på eksisterende sag

Dataafleveringen kan søge efter en eksisterende sag, så den opdateres i stedet for at oprette en ny. Aktivér "Opret altid ny sag" for at springe søgning over.

Der kan søges på sagsnummer eller på et custom felt (fx et CPR-nummer gemt på sagen).

Sagsfelter

Følgende standardfelter er tilgængelige på alle sagsskabeloner:

  
      Felt
      Beskrivelse
    
      Title
      Sagstitel. Anbefales altid at udfylde.
    
      Description
      Sagsbeskrivelse.
    
      Status
      Sagsstatus: active, passive eller closed.
    
      StartDate / EndDate
      Start- og slutdato for sagen.

Felt	Beskrivelse
Title	Sagstitel. Anbefales altid at udfylde.
Description	Sagsbeskrivelse.
Status	Sagsstatus: `active`, `passive` eller `closed`.
StartDate / EndDate	Start- og slutdato for sagen.

Derudover vises custom felter fra den valgte sagsskabelon automatisk. Det kan fx være tekstfelter, datofelter, afkrydsningsfelter eller valgfelter (dropdown). Se sektion 5 for valgfelter.

Spøgelses-felter: IMS Case eksponerer alle felter, der teknisk eksisterer på skabelonens database-tabel. Hvis et felt tidligere har været konfigureret på skabelonen, men er fjernet i IMS Case admin, vil det stadig fremgå i XFlow. Lad felter, du ikke vil bruge, stå uberørt hen – de sender ingen værdier til IMS Case.

3.1. IMS Case - opret/opdater sag

Opretter en ny sag i IMS Case, eller opdaterer en eksisterende sag, hvis søgekriterierne matcher.

Output: Dataafleveringsoutput

3.2. IMS Case - opret/opdater kontakt

Opretter en ny kontakt i IMS Case eller opdaterer en eksisterende. Kontakten tilknyttes automatisk som primary contact på en sag.

Når du tilføjer denne dataaflevering, henter XFlow automatisk kontaktfelterne fra IMS Case – du skal ikke vælge en skabelon. Kontakt-entitetstypen i IMS Case har kun én type, så felterne hentes og gemmes automatisk.

Output: Dataafleveringsoutput

  
      Output
      Beskrivelse
    
      ImsCaseContactId
      Id på den oprettede eller opdaterede kontakt.

Output	Beskrivelse
`ImsCaseContactId`	Id på den oprettede eller opdaterede kontakt.

Kræver: Et ImsCaseId (fra Opret/opdater sag) skal mappes i feltet "Relater kontakt til sag (CaseId)" for at tilknytte kontakten til en sag. Dette felt er obligatorisk.

Søgning på eksisterende kontakt

Dataafleveringen kan søge efter en eksisterende kontakt via tre metoder (forsøges i rækkefølge):

CPR-nummer – bruger det dedikerede GetByCpr-endpoint i IMS Case. Hurtigste og mest pålidelige opslag.
Standard-felt – admin angiver et feltnavn (fx FirstName, PersonId) og en værdi. Bruger OData-filtrering.
Custom felt – admin angiver et customfield-navn (fx cf13_GeId) og en værdi. Samme mekanisme som standard-felt.

Aktivér "Opret altid ny kontakt" for at springe søgning over.

CPR-nummer: CPR-søgningen udføres altid – også selvom "Opret altid ny kontakt" er aktiveret – fordi IMS Case ikke tillader to kontakter med samme CPR-nummer.

Kontaktfelter

Følgende standardfelter er typisk tilgængelige:

  
      Felt
      Beskrivelse
    
      FirstName / LastName
      Kontaktens for- og efternavn.
    
      Email
      E-mailadresse.
    
      Phone
      Telefonnummer.
    
      CprNumber
      CPR-nummer (skal være unikt på tværs af alle kontakter).

Felt	Beskrivelse
FirstName / LastName	Kontaktens for- og efternavn.
Email	E-mailadresse.
Phone	Telefonnummer.
CprNumber	CPR-nummer (skal være unikt på tværs af alle kontakter).

Derudover vises custom felter fra IMS Case's kontakt-entitetstype automatisk, præcis som ved sagsfelter. Se sektion 5 for valgfelter.

3.4. Typisk arbejdsgangsopsætning

Et typisk flow med IMS Case-integrationen ser sådan ud:

IMS Case - opret/opdater sag. Map sagstitel status og øvrige felter til sagen.
- Output: ImsCaseid, ImsCaseNumber
IMS Case - opret/opdater kontakt. Map kontaktoplysninger og brug ImsCaseid fra trin 1.
- Output: ImsCaseContactid
IMS Case - tilføj dokumenter. Tilføj PDF og dokumenter til sagen fra trin 1.

Dataafleveringen Opret/opdater sag skal altid komme først, da de øvrige dataafleveringer kræver sagsens Id som input.

3.3. IMS Case - Tilføj dokumenter

Tilføjer dokumenter fra arbejdsgangen til en IMS Case-sag. Understøtter både PDF af udfyldelsen og uploadede filer fra blanketten.

Kræver: Et ImsCaseId (fra Opret/opdater sag).

  
      Felt
      Beskrivelse
    
      Tilføj PDF af udfyldelse
      Angiver om der skal genereres en PDF af blanketten og uploades som dokument på sagen i IMS Case.
    
      PDF-dokumenttitel
      Titlen på det PDF-dokument der oprettes på sagen. Vises som dokumentnavn i IMS Case.
    
      PDF Skabelon
      Valgfri PDF-skabelon. Standard-PDF bruges, hvis tom.
    
      Tilføj uploadede dokumenter
      Angiver om brugerens uploadede filer (fra Upload-felter på blanketten) skal tilføjes som dokumenter på sagen.
    
      Dokumenter
      Peg på de filer der skal uploades til sagen i IMS Case.

Felt	Beskrivelse
Tilføj PDF af udfyldelse	Angiver om der skal genereres en PDF af blanketten og uploades som dokument på sagen i IMS Case.
PDF-dokumenttitel	Titlen på det PDF-dokument der oprettes på sagen. Vises som dokumentnavn i IMS Case.
PDF Skabelon	Valgfri PDF-skabelon. Standard-PDF bruges, hvis tom.
Tilføj uploadede dokumenter	Angiver om brugerens uploadede filer (fra Upload-felter på blanketten) skal tilføjes som dokumenter på sagen.
Dokumenter	Peg på de filer der skal uploades til sagen i IMS Case.

3.5. Synkroniser felter fra IMS Case

Hvis der tilføjes nye felter eller fjernes eksisterende felter på en sagsskabelon eller kontakt-entiteten i IMS Case, kan du opdatere dataafleveringen i XFlow uden at skulle slette og genoprette den.

Klik på knappen "Synkroniser felter fra IMS Case" i bunden af dataafleveringens mapping-visning. Funktionen er tilgængelig for både Opret/opdater sag og Opret/opdater kontakt.

Sådan fungerer synkroniseringen

For sager: XFlow henter sagsskabelonerne fra IMS Case. Du kan vælge at beholde den nuværende skabelon eller skifte til en anden. Ved skift opdateres EntitySetName automatisk.
For kontakter: XFlow henter kontaktfelterne direkte fra IMS Case. Der er ingen skabelon at vælge.
Felterne på dataafleveringen opdateres: nye felter tilføjes, fjernede felter fjernes. Eksisterende mapninger bevares, hvis feltet stadig findes i IMS Case. Mapninger til XFlow's egne felter (søgeparametre, "opret altid ny" m.m.) bevares altid.

Bemærk: Synkroniseringen gemmes med det samme og kan ikke fortrydes. Mapninger til felter, der er fjernet i IMS Case, går tabt.

4. Sags-Id på tværs af aktiviteter

Når dataafleveringerne ligger på samme aktivitet i flowet, kan ImsCaseId bruges direkte som dataafleveringsoutput.

Hvis dataafleveringerne ligger på forskellige aktiviteter, skal der bruges et linkparameter:

Åbn fanen Links på arbejdsgangskabelonen, og tilføj et linkparameter med navnet ImsCaseId (staves præcist).
I dataafleveringernes mapping vælges Link parameter og værdien sættes til ImsCaseId.

Det samme gælder for ImsCaseContactId, hvis kontaktens Id skal bruges på en senere aktivitet.

5. Valgfelter og Udregn værdi

Visse felter i IMS Case er valgfelter (dropdown/lister). Disse felter ender på _ID i feltnavnet og kræver et specifikt Id som værdi – ikke den læsbare tekst.

Se gyldige værdier

Ved alle valgfelter vises en "Se værdimuligheder"-knap. Klik på den for at åbne en søgbar liste over gyldige Id'er og værdier. Klik på et Id for at kopiere det.

Eksempel:

For at sætte "Kommune 2" skal værdien være 1 (Id'et).

Brug "Udregn værdi" til automatisk oversættelse

Når brugeren vælger en tekst i blanketten (fx "Kommune 2"), men IMS Case kræver det tilhørende Id (fx 1), kan "Udregn værdi" bruges til automatisk at oversætte:

Vælg "Opsæt udregning af værdi" som bindingstype i mappingen.
Klik "Udregn værdi" og opsæt en regel for hver mulig blanketværdi og det tilhørende Id.
Gentag for alle værdier. XFlow oversætter herefter automatisk ved kørsel.

  
      Id
      Værdi
    
      0
      Kommune 1
    
      1
      Kommune 2
    
      2
      Kommune 3

Id	Værdi
`0`	Kommune 1
`1`	Kommune 2
`2`	Kommune 3

6. Fejlhåndtering

Hvis noget går galt under kørsel af dataafleveringerne, vises en fejlbesked. De mest almindelige årsager er:

Manglende konfiguration – API URL, Client ID eller Client Secret er ikke udfyldt. Tjek organisationsindstillingerne.
Manglende sagsskabelon – Sagsskabelonen er ikke valgt i engangsdialogen. Åbn dataafleveringen og vælg en skabelon.
Valideringsfejl – Obligatoriske felter mangler, fx sagstitel eller sags-Id. Dataafleveringen angiver, hvilke felter der mangler.

Ved vedvarende fejl, kontakt XFlow Support.

Relaterede artikler