Integration til Workpoint

XFlows integration til WorkPoint gør det muligt at oprette sager, fremsøge sager og tilføje dokumenter til sager i WorkPoint via dataafleveringer i jeres XFlow-miljø. Formålet er at gøre det nemmere at sende sags- og dokumentdata videre fra XFlow til WorkPoint og undgå unødvendigt manuelt arbejde.

Formål:

Denne artikel beskriver, hvordan du opsætter WorkPoint-integrationen i XFlow. Integrationen består af tre dataafleveringer, som kan kombineres efter behov:

WorkPoint - opret sag
WorkPoint - fremsøg sag
WorkPoint - tilføj dokumenter

Sidst redigeret: 18/03-2026

Indholdsfortegnelse:

Forudsætninger for brugen af WorkPoint
- Nødvendige trin før brug
Opsætning af systemindstillinger
Opsætning af organisationsindstillinger
Opsætning af dataafleveringer
Typisk arbejdsgangsopsætning
WorkPointMetadata på tværs af aktiviteter
Fejlhåndtering

1. Forudsætninger for brugen af Workpoint

For at kunne tage WorkPoint-integrationen i brug, skal der være styr på både abonnement, rettigheder og adgang til det WorkPoint-miljø, som XFlow skal kommunikere med. Du kan kontakte XFlow Support, hvis du har spørgsmål eller har brug for hjælp til opsætningen af snitfladen.

1.1. Nødvendige trin før brug

Trin 1: Aktivering af WorkPoint i XFlow

WorkPoint skal være aktiveret i jeres XFlow-miljø, før integrationen kan bruges - dette sørger XFlow for.

Trin 2: Tildel den nødvendige rettighed

Brugere, der skal opsætte WorkPoint-dataafleveringer på arbejdsgangskabeloner, skal have rettigheden “Anvend WorkPoint-dataaflevering”.

Trin 3: Sørg for adgang til WorkPoint-miljøet

I skal have adgang til et WorkPoint-miljø med følgende oplysninger:
- API-nøgle
- Tenant ID
- Job Template ID
- Source System ID
Tenant ID og API-nøgle fås fra Fellowmind.
Job Template ID og Source System ID kan udleveres af Fellowmind eller XFlow.

2. Opsætning af systemindstillinger

Systemkonfigurationerne opsættes af en XFlow-systemadministrator under overskriften WorkPoint i systemindstillingerne. Indstillingerne vil først være synlige, når Workpoint er blevet aktiveret i XFlow-miljøet, hvilket XFlow sørger for.

Følgende systemindstillinger skal udfyldes:

API URL: URL’en til WorkPoints API.
Job template ID: ID på den WorkPoint-jobskabelon, som WorkPoint anvender til at identificere XFlow.
Source system ID: ID som WorkPoint anvender til at identificere XFlow som kildesystem.

Vigtigt: Alle tre indstillinger er påkrævede. Hvis en eller flere af dem mangler, virker WorkPoint-dataafleveringerne ikke.

  
      Konfiguration
      Beskrivelse
      Format
    
      API URL
      URL’en til WorkPoints API.
      https://...
    
      Job template ID
      ID på den WorkPoint-jobskabelon, som WorkPoint anvender til at identificere XFlow.
      -
    
      Source system ID
      ID som WorkPoint anvender til at identificere XFlow som kildesystem.
      -

Konfiguration	Beskrivelse	Format
API URL	URL’en til WorkPoints API.	https://...
Job template ID	ID på den WorkPoint-jobskabelon, som WorkPoint anvender til at identificere XFlow.	-
Source system ID	ID som WorkPoint anvender til at identificere XFlow som kildesystem.	-

3. Opsætning af organisationsindstillinger

WorkPoint-integrationen har også organisationsspecifikke indstillinger, som skal opsættes individuelt for hver XFlow-organisation. De findes under organisationsindstillingerne og er ligeledes kun synlige, når WorkPoint er aktiveret i XFlow-miljøet.

Følgende organisationsindstillinger skal udfyldes:

Tenant ID
ID’et for det specifikke WorkPoint-miljø, som integrationen skal kommunikere med. Udleveres af Fellowmind.
API management key
API-nøglen for det specifikke miljø, som integrationen skal kommunikere med. Udleveres af Fellowmind.

Vigtigt: Begge felter er påkrævede. Hvis Tenant ID er tomt, eller API-nøglen mangler, virker WorkPoint-dataafleveringerne ikke.

  
      Konfiguration
      Beskrivelse
      Format
    
      Tenant ID
      ID’et for det specifikke WorkPoint-miljø, som integrationen skal kommunikere med.
      -
    
      API management key
      API-nøglen for det specifikke miljø, som integrationen skal kommunikere med.
      -

Konfiguration	Beskrivelse	Format
Tenant ID	ID’et for det specifikke WorkPoint-miljø, som integrationen skal kommunikere med.	-
API management key	API-nøglen for det specifikke miljø, som integrationen skal kommunikere med.	-

4. Opsætning af dataafleveringer

Der er tre mulige dataafleveringer i WorkPoint-integrationen:

WorkPoint - opret sag
WorkPoint - fremsøg sag
WorkPoint - tilføj dokumenter

Når disse tilføjes til en dataafleveringsaktivitet i Flowdesigneren, kan de sættes op med de relevante mappings og værdier. Systemet tjekker automatisk, om de påkrævede felter for hver dataaflevering er udfyldt. Hvis et felt mangler, fejler dataafleveringen, og det vil fremgå i opsætningen af dataafleveringen, hvilke felter der mangler.

  
      Konfiguration
      Beskrivelse
      Format
    
      Anvend eksisterende sag
      Hvis feltet aktiveres, forsøger systemet at finde en eksisterende aktiv sag i WorkPoint ud fra kombinationen af sagspart, sagstype, ansvarlig enhed, emneplan og handlingsfacet. Hvis der findes mere end én sag, fejler dataafleveringen. Hvis der ikke findes en eksisterende aktiv sag, oprettes automatisk en ny.
      Ja/nej (påkrævet)
    
      URL til sagsskabelon
      Relativ URL til den sagsskabelon, der skal oprettes en ny sag ud fra.
      Tekst, fx /sites/esdh_bor123 (påkrævet)
    
      Sagstype
      Sagstypen i WorkPoint, fx BOR.
      Tekst (påkrævet)
    
      Sagstitel
      Titlen på sagen.
      Tekst (påkrævet)
    
      Sagspart
      CPR-nummeret på den person, der skal angives som sagspart.
      CPR-nummer (påkrævet)
    
      Ansvarlig sagsbehandler
      WorkPoint-brugernavnet (e-mailadresse) på den medarbejder, der skal være ansvarlig sagsbehandler.
      Tekst
    
      Ansvarlig enhed
      WorkPoint-ID’et på den organisatoriske enhed, der skal knyttes til sagen.
      Tekst
    
      Emneplan (KLE)
      Sagens KLE-nummer. Skal angives i formatet “XX.XX.XX - titel”.
      Tekst
    
      Handlingsfacet
      Handlingsfacet for sagen. Skal angives i formatet “XXX - titel”.
      Tekst
    
      Følsomhed
      Sagens følsomhed angivet som numerisk værdi.
      Tal

Konfiguration	Beskrivelse	Format
Anvend eksisterende sag	Hvis feltet aktiveres, forsøger systemet at finde en eksisterende aktiv sag i WorkPoint ud fra kombinationen af sagspart, sagstype, ansvarlig enhed, emneplan og handlingsfacet. Hvis der findes mere end én sag, fejler dataafleveringen. Hvis der ikke findes en eksisterende aktiv sag, oprettes automatisk en ny.	Ja/nej (påkrævet)
URL til sagsskabelon	Relativ URL til den sagsskabelon, der skal oprettes en ny sag ud fra.	Tekst, fx /sites/esdh_bor123 (påkrævet)
Sagstype	Sagstypen i WorkPoint, fx BOR.	Tekst (påkrævet)
Sagstitel	Titlen på sagen.	Tekst (påkrævet)
Sagspart	CPR-nummeret på den person, der skal angives som sagspart.	CPR-nummer (påkrævet)
Ansvarlig sagsbehandler	WorkPoint-brugernavnet (e-mailadresse) på den medarbejder, der skal være ansvarlig sagsbehandler.	Tekst
Ansvarlig enhed	WorkPoint-ID’et på den organisatoriske enhed, der skal knyttes til sagen.	Tekst
Emneplan (KLE)	Sagens KLE-nummer. Skal angives i formatet “XX.XX.XX - titel”.	Tekst
Handlingsfacet	Handlingsfacet for sagen. Skal angives i formatet “XXX - titel”.	Tekst
Følsomhed	Sagens følsomhed angivet som numerisk værdi.	Tal

Dataafleveringen sætter sagsoprettelsen i kø i WorkPoint. Oprettelse af sager i WorkPoint sker dermed ikke med det samme, når dataafleveringen kører. Det er derfor nødvendigt at vente på at sagen bliver oprettet i WorkPoint, før der kan tilføjes dokumenter til sagen. Dette håndteres dog automatisk i dataafleveringen WorkPoint - Tilføj dokumenter.

4.1. WorkPoint - opret sag

Denne dataaflevering bruges til enten at oprette en ny sag i WorkPoint eller fremsøge en eksisterende sag.

4.2. WorkPoint - fremsøg sag

Denne dataaflevering bruges til at finde ud af, om sagen fra den foregående dataaflevering WorkPoint - opret sag er blevet oprettet og dermed er klar til, at der kan overføres dokumenter til sagen. Dataafleveringen skal placeres efter WorkPoint - opret sag, fordi WorkPoint behandler sagsoprettelsen asynkront. Hvis sagen endnu ikke er klar, fejler dataafleveringen midlertidigt, og systemet tjekker automatisk igen ved næste kørsel.

  
      Konfiguration
      Beskrivelse
      Format
    
      WorkPointMetadata
      Mappes til output-værdien fra den foregående “WorkPoint - Opret sag”-dataaflevering. Kan også mappes til et linkparameter.
      Output/linkparameter (påkrævet)

Konfiguration	Beskrivelse	Format
WorkPointMetadata	Mappes til output-værdien fra den foregående “WorkPoint - Opret sag”-dataaflevering. Kan også mappes til et linkparameter.	Output/linkparameter (påkrævet)

4.3. Typisk arbejdsgangsopsætning

Et typisk flow med WorkPoint-integrationen ser sådan ud:

Opsæt WorkPoint - Opret sag som den første WorkPoint-dataaflevering.
Map felter og faste værdier til dataafleveringens felter, fx sagstype, sagstitel og sagspart.
Tilføj WorkPoint - Tilføj dokumenter på samme aktivitet eller senere i flowet.
Map WorkPointMetadata fra den foregående dataaflevering.
Angiv dokumentbibliotek, dokumenttilstand og dokumenttype.
Map de ønskede dokumenter.

WorkPoint opbevarer oplysninger om sagsoprettelsesjobbet i 15 dage efter, at sagen er oprettet. Hvis der går mere end 15 dage, kan WorkPoint - Tilføj dokumenter ikke nødvendigvis længere tjekke status på oprettelsesjobbet. I de tilfælde kan det være en fordel at bruge WorkPoint - Fremsøg sag umiddelbart efter WorkPoint - Opret sag. Hvis du gør det, er det vigtigt, at WorkPointMetadata i WorkPoint - Tilføj dokumenter mappes fra WorkPoint - Fremsøg sag.

4.3. WorkPoint - Tilføj dokumenter

Denne dataaflevering gør det muligt at tilføje forskellige dokumenter fra arbejdsgangen til WorkPoint-sagen. Indstillingerne bruges på alle de dokumenter, der håndteres i dataafleveringen. Dataafleveringen understøtter dokumenter fra filupload, specifikke dokumenter, signeringsdokumenter og PDF-skabeloner. Hvis der ikke er dokumenter at tilføje, afsluttes dataafleveringen uden at kalde WorkPoint.

  
      Konfiguration
      Beskrivelse
      Format
    
      WorkPointMetadata
      Mappes til output-værdien fra enten “WorkPoint - Opret sag” eller “WorkPoint - Fremsøg sag”. Kan også mappes til et linkparameter.
      Output/linkparameter (påkrævet)
    
      Dokumentbibliotek
      Navnet på dokumentbiblioteket på WorkPoint-sagen, som dokumenterne skal overføres til.
      Tekst, fx Dokumenter (påkrævet)
    
      Dokumenttilstand
      Et WorkPoint-ID, der repræsenterer dokumenternes tilstand ved upload.
      Tekst/ID (påkrævet)
    
      Dokumenttype
      Et WorkPoint-ID, der repræsenterer dokumenttypen.
      Tekst/ID (påkrævet)
    
      Dokumentansvarlig
      WorkPoint-brugernavnet (e-mailadresse) på den person, der skal angives som dokumentansvarlig.
      Tekst
    
      Dokumenter
      Dokumenter fra filuploadfelter.
      Dokumentliste
    
      SpecifiktDokument1
      Et specifikt dokument fra arbejdsgangen.
      Dokument
    
      SpecifikPdfSkabelon1
      En valgt PDF-skabelon fra arbejdsgangskabelonen.
      PDF-skabelon
    
      SpecifikPdfSkabelon1 - Navn
      Valgfrit filnavn på den genererede PDF.
      Tekst

Konfiguration	Beskrivelse	Format
WorkPointMetadata	Mappes til output-værdien fra enten “WorkPoint - Opret sag” eller “WorkPoint - Fremsøg sag”. Kan også mappes til et linkparameter.	Output/linkparameter (påkrævet)
Dokumentbibliotek	Navnet på dokumentbiblioteket på WorkPoint-sagen, som dokumenterne skal overføres til.	Tekst, fx Dokumenter (påkrævet)
Dokumenttilstand	Et WorkPoint-ID, der repræsenterer dokumenternes tilstand ved upload.	Tekst/ID (påkrævet)
Dokumenttype	Et WorkPoint-ID, der repræsenterer dokumenttypen.	Tekst/ID (påkrævet)
Dokumentansvarlig	WorkPoint-brugernavnet (e-mailadresse) på den person, der skal angives som dokumentansvarlig.	Tekst
Dokumenter	Dokumenter fra filuploadfelter.	Dokumentliste
SpecifiktDokument1	Et specifikt dokument fra arbejdsgangen.	Dokument
SpecifikPdfSkabelon1	En valgt PDF-skabelon fra arbejdsgangskabelonen.	PDF-skabelon
SpecifikPdfSkabelon1 - Navn	Valgfrit filnavn på den genererede PDF.	Tekst

5. WorkpointMetadata på tværs af aktiviteter

For at kunne benytte WorkPoint - Fremsøg sag og WorkPoint - Tilføj dokumenter på tværs af aktiviteter, skal du anvende mappingen “WorkPointMetadata”. Disse metadata udstedes som dataafleveringsoutput fra dataafleveringerne WorkPoint - Opret sag og WorkPoint - Fremsøg sag.

Når dataafleveringerne ligger på den samme aktivitet i flowet, kan man benytte sig af dette dataafleveringsoutput direkte.

I tilfælde hvor dataafleveringerne ligger på forskellige aktiviteter i flowet, er det ikke muligt at anvende dataafleveringsoutputtet direkte. Her skal der i stedet anvendes “Linkparameter” for at kunne benytte WorkPoint-afleveringerne på tværs af aktiviteter.

Opsætning af linkparameter

Trin 1: På arbejdsgangsskabelonen åbnes fanen Links. Under Linkparametre til dataaflevering tilføjes linkparameter med navnet WorkPointMetadata - det er vigtigt, at navnet staves præcist sådan. Til sidst klikkes der på Tilføj.

Trin 2: Efterfølgende skal der i mappingen på dataafleveringen vælges Link parameter, hvor værdien sættes til WorkPointMetadata.

6. Fejlhåndtering

Konfigurationsfejl

Hvis en system- eller organisationsindstilling mangler eller er udfyldt med en ugyldig værdi, vil dataafleveringerne typisk fejle med beskeder som:

“WorkPoint konfigurationsvalidering fejlede: URL”
“WorkPoint konfigurationsvalidering fejlede: API key”
“WorkPoint konfigurationsvalidering fejlede: Tenant ID”
“WorkPoint konfigurationsvalidering fejlede: Job Template ID”
“WorkPoint konfigurationsvalidering fejlede: Source System ID”

Sagsoprettelsesfejl

Hvis Anvend eksisterende sag er aktiveret, og søgningen returnerer mere end én sag, fejler dataafleveringen, fordi systemet ikke kan afgøre, hvilken sag der skal bruges. Hvis sagsoprettelsen fejler i WorkPoint, returneres en fejlbesked fra WorkPoint.

Dokumentoverførselsfejl

Dokumentdataafleveringen tjekker, om sagsoprettelsesjobbet er færdigt, før dokumenterne overføres. Hvis dokumenter fejler ved overførsel, forsøges de igen ved næste kørsel. Hvis alle dokumenter fejler, vil det fremgå som en fejl i flowet.

Relaterede artikler