Integration til WorkZone
XFlows integration til WorkZone giver organisationer mulighed for automatisk at oprette og opdatere sager, tilføje parter, dokumenter og custom tabs direkte fra XFlow. Fordelen er en markant reduktion i manuel dobbeltregistrering og sikring af datakvalitet.
Formål:
Denne artikel beskriver konfigurationen af integrationen og gennemgår de tekniske krav til opsætning af dataafleveringerne.
Sidst redigeret: 11/12-2025
Indholdsfortegnelse:
1. Forudsætninger og Autentificering
1.1. AD Bruger (Standard)
1.2 OAuth 2.0 (Servicebruger)
2. Opsætning af dataafleveringer
2.1 WorkzoneOpretSag / WorkzoneOpdaterSag
2.2 WorkzoneTilføjParter
2.3 WorkzoneTilføjDokumenter
2.4 WorkzoneTilføjCustomTabs
3. Avancerede Funktioner og Logik
3.1. Udregn værdi
3.2. Mapping på tværs af dataafleveringer
1. Forudsætninger og Autentificering
For at XFlow kan kommunikere med WorkZone, skal der opsættes en forbindelsestype i organisationsindstillingerne. Der understøttes to metoder, som vi vil gennemgå herunder.
1.1. AD Bruger
Denne metode anvender en domænebruger, der er oprettet i systemet, til login på WorkZone webservicen. Her udfyldes følgende oplysninger i organisationsindtillinger:
Username: Den dedikerede bruger.
Password: Brugerens adgangskode.
Domain: Organisationens domæne.
1.2. OAuth 2.0
Denne anvendes typisk til servicebrugere for at øge sikkerheden. Man kan ikke logge ind nogle steder med en Servicebruger. Følgende felter er påkrævede ved brug af OAuth 2.0:
ClientId
Client Secret
TenantId
Scope
Det ser ud på følgende måde
2. Opsætning af Dataafleveringer
Der findes fire dataafleveringer i WorkZone-integrationen; én til at oprette sager (Opret sag), og yderligere tre, der bruges til at tilføje indhold til en eksisterende sag. Herunder vil dataafleveringerne gennemgås en efter en. Hvis du vil læse mere om de helt konkrete opsætningsmuligheder, kan du klikke her.
2.1. WorkzoneOpretSag / WorkzoneOpdaterSag
Denne dataaflevering kan både oprette en ny sag og slå en eksisterende sag op via et sagsnummer (sags-ID), som derefter kan bruges af de tre andre dataafleveringer til at tilføje til sagen.
Centrale felter:
Sagsgruppe (Påkrævet): Angiver sagens placering i WorkZone-strukturen.
Sagskategori (Påkrævet): Definerer typen af sag.
Frioplysningsfelter: Mulighed for at mappe data til specifikke felter i WorkZone.
Bemærk: Da de efterfølgende dataafleveringer er mere fleksible til løbende at tilføje indhold, vil der med tiden være en forventning til, at 'Opret sag' ikke vil udvides yderligere. Vi anbefaler derfor, at 'Opret sag' udelukkende anvendes til oprettelsen og derefter kan de supplerende dataafleveringer anvendes til at skabe den ønskede sagskonstruktion.
2.2. WorkzoneTilføjParter
Denne dataaflevering tilføjer parter (personer eller virksomheder) til sagen. Parterne oprettes enten på CPR/CVR, som anvender standard kontakttype, eller via Email, som anvender “alternativ kontakttype”, såfremt den er sat til det. Dette er tilfældet, idet der i workzone registreres forskelligt alt efter, hvilke kontakter man kigger efter og opretter. Identifikation af parter sker typisk via Parts-ID for at sikre entydighed i WorkZone.
2.3. WorkzoneTilføjDokumenter
Denne dataaflevering muliggør, at man kan tilføje PDF’er og dokumenter, enten hver for sig eller på samme tid. Såfremt man vælger begge dele, kan PDF’en tilknyttes som hoveddokument, hvor andre uploadede filer vil tilknyttes som bilag dertil. Der findes en række muligheder hertil, blandt andet at tilknytte en forudgående parts-dataaflevering på dokumenterne, så det altid er muligt at se, hvilken part der har uploadet hvad.
2.4. WorkzoneTilføjCustomTabs
I Workzone findes der en lang række customtabs, der alle har forskellige felter, og derfor er denne dataflevering forholdsvis generisk i sin opbygning.
Fleksibilitet: Den kan ramme customfelter på en sag, såfremt tab feltet ikke er udfyldt i forvejen.
Kapacitet: Understøtter over 30 fritekstfelter pr. sag.
3. Avancerede funktioner og logik
Dette afsnit beskriver funktioner, der sikrer korrekt strukturering af data til WorkZone-lister samt brugen af linkparametre til at opretholde en sammenhængende dataflow (ID'er) mellem de enkelte integrationstrin.
Denne funktionalitet er designet til at håndtere WorkZone-lister. Den tillader systemet at “ramme” data baseret på seperatorer (f.eks. alt før eller efter det første komma), hvilket er essentielt for korrekte opslag på kontakttyper og andre listeværdier.
3.1. Udregn værdi
For at integrationen skal fungere sammenhængende, anvendes linkparametre (såsom sags-ID, parts-ID og dokument-ID). Når en sag er oprettet, føres sags-ID'et videre til de næste dataafleveringer, så parter og dokumenter lander på den korrekte sag
3.2. Mapping på tværs af dataafleveringer
4. Best practice
For at sikre en effektiv og fejlfri integration i WorkZone-systemet, er det essentielt at følge en klar og sekventiel fremgangsmåde. Denne best practice beskriver, hvordan du korrekt starter en sag og sikrer, at alle relaterede oplysninger (parter, dokumenter m.m.) bliver koblet til den rigtige sag ved hjælp af ID-referencer.
Opret Sag: Start altid med en WorkzoneOpretSag.
Referencer: Gem sags-ID'et i en linkparameter.
Udbygning: Brug de øvrige dataafleveringer sekventielt til at tilføje parter, dokumenter og custom tabs ved hjælp af det gemte ID.
