Indhold

    1. Introduktion

    Dette er en vejledning til opsætning og gennemgang af arbejdsgangskabeloner i XFlow KommuneLøsning.

    Som udgangspunkt skelnes der mellem “Skal” og “ Kan” tilpasninger for Arbejdsgangskabeloner. Det betyder, at nogle tilpasninger skal laves for at arbejdsgangskabelonen kan bruges i drift, mens andre kan foretages.

    • Skal-tilpasninger vil være fokuseret på sikkerhed, journalisering, adgange, o.l.

    • Kan-tilpasninger i højere grad vedrører kommunikation, indhold, o.l.

    I praksis vil fordelingen af “Skal” og “Kan” være en vurdering, der foretages i kommunen. XFlow anbefaler at kommunen ud fra denne vejledning kan formulere en drejebog eller praksis for opsætning/tilpasning som benyttes i løbet af en implementeringsfase og til brug for fremtidige opsætninger.

    2. Opsætning af Nye/Eksisterende Arbejdsgangskabeloner

    2.1. Find løsning som ønskes at tage i brug

    Fra administrationssiden går man til “Arbejdsgangskabeloner”. Her vil alle de KL blanketter, som allerede er oprettet, fremgå.

    Blanketter kan fremsøges på navn (f.eks. “Meddelelse til bilforhandler”) eller ID (f.eks. HM 018), som KL’s Blanket Redaktion har navngivet blanketterne officielt. Hvis du ikke kender navn eller ID, kan du også fremsøge blanketterne på deres KLE opmærkning (f.eks. “27.60.20”).

    Blanketter der fremsøges kan enten have “Ejer” som “Fælles” eller “Lokal”:

    • Fælles-blanketter er de master-skabeloner, som XFlow har opsat og vedligeholder.

    • Lokal-blanketter er de blanketter, som Kommunen ejer og kan udstille i driften.

    2.2. Hvis løsningen ikke allerede er Lokal

    Hvis der ikke allerede er lavet en Lokal kopi, kan man åbne den Fælles variant og lave en lokal kopi. For at lave den lokale variant trykker man “Lav lokal kopi”. Herefter åbner et vindue, hvor man kan angive “Årsag”. Det er ikke påkrævet at angive, men vil fremgå af ændringsloggen på den nye blanket. Når man har lavet den lokale kopi, navigerer browseren automatisk til den nye, lokale variant.

    Hvis blanketten er markeret ikke driftsklar, bedes du rette henvendeles til XFlow, som vil gøre løsningen driftsklar.

    3. Tilpasning af den nye eller eksisterende blanket

    Hvis navnet ønskes ændret (“Navn” = titel som er synlig for udfylderen), kan dette gøres her. Hvis ikke skal “ - Kopi” blot fjernes fra navnet.

    Indholdet af blanketten samt eventuelt lovgrundlag vil automatisk blive taget med i den lokale variant. Det samme gælder de aktiviteter, dataafleveringer, kvitteringer, mv. som er opsat i flowdesigneren.

    3.1. “Skal” tilpasninger

    XFlow har forsøgt at gøre det så nemt som muligt, at opsætte lokale varianter, men det er dog nødvendigt, at kommunen forholder sig til enkelte ting på arbejdsgangen.

    3.1.1. Journalisering/Dataaflevering til Kommunen

    Efter endt udfyldelse af en blanket – enten af borgeren eller en medarbejder i kommunen – skal kommunen på den bedst mulige måde orienteres om udfyldelsen samt modtage den relevante dokumentation. Der er altid oprettet en ‘placeholder’ aktivitet eller dataaflevering, som kan erstattes af den dataaflevering, kommunen ønsker at bruge. Nedenfor fremgår nogle af de gængse muligheder:

    Journalisering til ESDH

    XFlow anbefaler, at kommunen anvender dataafleveringer direkte til ESDH, så data flyttes automatisk fra XFlow til kommunens ESDH-system, såfremt det er muligt. Enten via en integration udviklet af XFlow eller ved at benytte API-afleveringer.

    Fordeling til Fællespostkasse via Digital Post

    Kommunen kan anvende Digital Post-afleveringen til at sende data til et kontaktpunkt, der fordeler dataen til den rette fællespostkasse. I XFlow skal kommunens CVR-nummer angives som modtager, og kontaktpunktet, der står for fordelingen til fællespostkassen, skal angives som modtager kontaktpunkt.

    Fordeling til fællespostkasse via e-mail

    Hvis der ikke kan/vil fordeles blanketter via Digital Post, kan det vælges at sende e-mail direkte til kommunens sikre postkasser. Kommunen skal beslutte, om de vil sende et link til XFlow, hvor blanketten og dokumentationen kan hentes, eller om de vil vedhæfte dokumentationen direkte i e-mailen. E-mails fra XFlows KL-miljø sendes via Ubivox med opportunistisk TLS 1.2 kryptering, med mindre at kommunen har tilknyttet deres egen mailservice som afsender.

    XFlow KL Vejledningsunivers → XFlow KL Administration → XFlow KommuneLøsning Opsætning af Arbejdsgangskabeloner

    XFlow KommuneLøsning: Opsætning af Arbejdsgangskabeloner