Indhold
1. Introduktion
Dette er en vejledning til opsætning og gennemgang af arbejdsgangskabeloner i XFlow KommuneLøsning.
Som udgangspunkt skelnes der mellem “Skal” og “ Kan” tilpasninger for Arbejdsgangskabeloner. Det betyder, at nogle tilpasninger skal laves for at arbejdsgangskabelonen kan bruges i drift, mens andre kan foretages.
Skal-tilpasninger vedrører sikkerhed, journalisering, adgange, o.l.
Kan-tilpasninger vedrører kommunikation, indhold, o.l.
I praksis vil fordelingen af “Skal” og “Kan” være en vurdering, der foretages i kommunen. XFlow anbefaler at kommunen ud fra denne vejledning kan formulere en drejebog eller praksis for opsætning/tilpasning som benyttes i løbet af en implementeringsfase og til brug for fremtidige opsætninger.
2. Opsætning af Nye/Eksisterende Arbejdsgangskabeloner
2.1. Find løsning som ønskes at tage i brug
Fra administrationssiden går man til “Arbejdsgangskabeloner”. Her vil alle de KL blanketter, som allerede er oprettet, fremgå.
Blanketter kan fremsøges på navn (f.eks. “Meddelelse til bilforhandler”) eller ID (f.eks. HM 018), som KL’s Blanket Redaktion har navngivet blanketterne officielt. Hvis du ikke kender navn eller ID, kan du også fremsøge blanketterne på deres KLE opmærkning (f.eks. “27.60.20”).
Blanketter der fremsøges kan enten have “Ejer” som “Fælles” eller “Lokal”:
Fælles-blanketter er de master-skabeloner, som XFlow har opsat og vedligeholder.
Lokal-blanketter er de blanketter, som Kommunen ejer og kan udstille i driften.
2.2. Hvis løsningen ikke allerede er Lokal
Hvis der ikke allerede er lavet en Lokal kopi, kan man åbne den Fælles variant og lave en lokal kopi. For at lave den lokale variant trykker man “Lav lokal kopi”. Herefter åbner et vindue, hvor man kan angive “Årsag”. Det er ikke påkrævet at angive, men vil fremgå af ændringsloggen på den nye blanket. Når man har lavet den lokale kopi, navigerer browseren automatisk til den nye, lokale variant.
Hvis blanketten er markeret ikke driftsklar, bedes du rette henvendeles til XFlow, som vil gøre løsningen driftsklar.
3. Tilpasning af den nye eller eksisterende blanket
Hvis navnet ønskes ændret (“Navn” = titel som er synlig for udfylderen), kan dette gøres her. Hvis ikke skal “ - Kopi” blot fjernes fra navnet.
Indholdet af blanketten samt eventuelt lovgrundlag vil automatisk blive taget med i den lokale variant. Det samme gælder de aktiviteter, dataafleveringer, kvitteringer, mv. som er opsat i flowdesigneren.
3.1. “Skal” tilpasninger
XFlow har forsøgt at gøre det så nemt som muligt, at opsætte lokale varianter, men det er dog nødvendigt, at kommunen forholder sig til enkelte ting på arbejdsgangen.
3.1.1. Journalisering/Dataaflevering til Kommunen
Efter endt udfyldelse af en blanket – enten af borgeren eller en medarbejder i kommunen – skal kommunen på den bedst mulige måde orienteres om udfyldelsen samt modtage den relevante dokumentation. Der er altid oprettet en ‘placeholder’ aktivitet eller dataaflevering, som kan erstattes af den dataaflevering, kommunen ønsker at bruge. Nedenfor fremgår nogle af de gængse muligheder:
Journalisering til ESDH
XFlow anbefaler, at kommunen anvender dataafleveringer direkte til ESDH, så data flyttes automatisk fra XFlow til kommunens ESDH-system, såfremt det er muligt. Enten via en integration udviklet af XFlow eller ved at benytte API-afleveringer.
Fordeling til Fællespostkasse via Digital Post
Kommunen kan anvende Digital Post-afleveringen til at sende data til et kontaktpunkt, der fordeler dataen til den rette fællespostkasse. I XFlow skal kommunens CVR-nummer angives som modtager, og kontaktpunktet, der står for fordelingen til fællespostkassen, skal angives som modtager kontaktpunkt.
Fordeling til fællespostkasse via e-mail
Hvis der ikke kan/vil fordeles blanketter via Digital Post, kan det vælges at sende e-mail direkte til kommunens sikre postkasser. Kommunen skal beslutte, om de vil sende et link til XFlow, hvor blanketten og dokumentationen kan hentes, eller om de vil vedhæfte dokumentationen direkte i e-mailen. E-mails fra XFlows KL-miljø sendes via Ubivox med opportunistisk TLS 1.2 kryptering, med mindre at kommunen har tilknyttet deres egen mailservice som afsender.
3.1.2. Sikkerhed / Hvem kan starte
Der kan ofte være forskellige arbejdsgange for, hvordan en blanket udfyldes og hvor meget man vil begrænse opstartsmulighederne kommune-til-kommune, hvorfor det er nødvendigt at gennemgå fanen “Sikkerhed”. Her vil det fremgå, hvem der har mulighed for at starte løsningen (enten via XFlow eller via direkte link). “Interne brugere” er medarbejdere i kommunen, som stammer fra brugerimporten via Serviceplatformen. “Eksterne MitID brugere” er ALLE eksterne brugere, som skal logge ind via MitID. Det er både privatpersoner og virksomheder. Det gælder ligeledes hvis en medarbejder skal udfylde en ansøgning, for eksempel, som privatperson. Derudover er det muligt at indstille begrænsninger baseret på alder (kun for eksterne brugere/borgere med CPR), rettighedsgruppe (kun for interne brugere/medarbejdere), intervaller (gælder ikke anonyme brugere) eller tidsperiode (fra-til dato). Det kan f.eks. være at I vil afgrænse opstarten af løsning til en bestemt afdeling eller forvaltning.
3.1.3. Sletteregler
For hver arbejdsgang skal kommunen tage stilling til de sletteregler, der anvendes for den pågældende arbejdsgang. Antallet af dage/måneder blanketter skal opbevares efter afslutning, annullering eller som kladde vil nemlig variere fra kommune-til-kommune. XFlow anbefaler, at data fra blanketter som udgangspunkt afleveres til kommunens ESDH så hurtigt som muligt, således at data ikke opbevares i XFlow i uhensigtsmæssig lang tid.
Som udgangspunkt er de fleste skabeloner sat op med følgende sletteregler:
Afsluttede arbejdsgange slettes efter: 30 dage
Annullerede arbejdsgange slettes efter: 14 dage
Arbejdsgange gemt som kladder slettes efter: 30 dage
Igangværende arbejdsgange annulleres efter: 30 dage
3.1.4. Flowdesigner
Det eneste i flowdesigneren, der i praksis er “Skal” er pkt. 3.1.1., men det anbefales i alle scenarier, at kommunen gennemgår flowdesigneren for at sikre, at blankettens forløb og dermed arbejdsgangen for dens udfyldelse og videre behandling er i overensstemmelse med den måde, som man ønsker at bruge blanketten i kommunen. Arbejdsgangen defineret i XFlow KL følger den arbejdsgang, der kan analyseres og læses ud af KL blankettens samt dens eventuelle vejledningstekster. Hvis kommunen ønsker ændringer hertil, står det frit for at ændre.
3.1.5. Fejlmeddelelser
For hver arbejdsgang bør kommunen angive en e-mail under “Notifikationer ved dataafleveringsfejl”, så at kommunen notificeres når dataaafleveringer fejler af den ene eller anden årsag. Det opsættes på den enkelte arbejdsgang under “Notifikationer”.
3.2. “Kan” tilpasninger
Der er en lang række yderligere opsætninger, man kan foretage i XFlow KL, som altid anbefales at kommunen tager stilling til. Det er dog ikke påkrævet, for at sætte løsninger i drift via XFlow KL.
3.2.1. Yderligere/mindre indhold
Hvis det ønskes at tilføje yderligere indhold eller fjerne dele af blanketten, kan man under fanen “blanketskabeloner” fjerne eller tilføje “blanketter” (én KL blanket kan/vil i XFlow bestå af én/flere blanketskabeloner) til sin arbejdsgang. Man skal dog være opmærksom på, om blanketterne er arrangeret på en bestemt måde for udfylderens skyld (f.eks. I form af en trinvis udfyldelse eller logisk rækkefølge).
3.2.3. Retur URL
Det anbefales, såfremt kommunen foretrækker at borgere ikke møder XFlows brugerside, at der opsættes Retur URL ved endt udfyldelse samt Retur URL ved annullering af arbejdsgange. Retur URL ændres ved at vælge udfylder-aktiviteten, vælger “Retur URL” og indsætter den URL, som udfylderen skal lande på efter endt udfyldelse. På selve arbejdsgangen under “indstillinger” -> “links” -> “Retur URL - Annulleret” indsættes den URL, som udfylderen skal lande på, hvis man annullerer en udfyldelse.
3.2.4. Kvittering(er)
XFlow KL har typisk i forvejen oprettet en Digital Post forsendelse på blanketten. Afhængig af om det er en bevilling, ansøgning, anmodning, osv. vil der være en kvittering til en borger/virksomhed eller meddelelse som sendes til borger/virksomhed. I alle scenarier har XFlow KL opsat denne på forhånd, men hvis det ønskes at bruge en tilpasset beskedskabelon i kommunen (f.eks. Hvis I vil oplyse om sagsbehandlingstider eller lignende), skal den oprettes og tilføjes til dataafleveringen. Beskedskabelonen skal oprettes separat, og kan tilføjes på så mange blanketter som det ønskes.
3.2.5. Påmindelser
I de forløb hvor borgere eller virksomheder inviteres til at udfylde, er det muligt at indsætte en påmindelse på den aktivitet, de er inviteret til at udfylde. På aktiviteten vælges “Automatiske påmindelser” og herfra opsættes de påmindelser, man ønsker at sende samt hvornår de/den skal sendes.
3.2.6. Kvitteringssider (“skærm kvittering”)
På Udfyld-aktiviteter er der opsat en Kvitteringsside (“skærm kvittering”). Som standard er der to varianter: én til eksterne og én til interne. I nogle tilfælde er der mere elaborerede kvitteringer, hvis arbejdsgangen fordrer det. Det er ligeledes muligt at tilføje sin egen kvitteringsskabelon her, hvis I ønsker at vise bestemte oplysninger til borgeren/virksomheden eller sagsbehandleren, som har udfyldt blanketten. Selve kvitteringen skal oprettes separat, og kan tilføjes på så mange blanketter som det ønskes.
3.2.7. Dokumentation
Under dokumentation kan man tilføje de personer, som er ansvarlige for blanketten i kommunen. Man kan kun tilføje interne brugere/medarbejdere til dette. Det vil også være muligt at tilføje en intern beskrivelse, identifikator eller etiketter, som kan kategorisere eller på anden måde overskueliggøre og dokumentere jeres blanketter i kommunen.
XFlow KL Vejledningsunivers → XFlow KL Administration → XFlow KommuneLøsning: Opsætning af Arbejdsgangskabeloner