Opsætning af Blanketskabeloner

Blanketter er en af grundstenene i opbygningen af en selvbetjeningsløsning i XFlow. Det er i opbygningen af blanketten, at du definerer den grænseflade, som skal ses af udfylderen, samt udvælger hvilke typer af data, som udfyldelsen skal indeholde.

Formål:

Denne vejledning er henvendt brugere i systemet, som enten ikke har oprettet blanketter førhen, eller som blot ønsker at genopfriske den typiske tilgang til det. I vejledningen introduceres du til, hvordan man opretter en ny blanketskabelon i XFlow. I den forbindelse gennemgås de mest basale indstillinger for opsætningen, og du introduceres kort til, hvordan du tilføjer indhold til dine blanketskabeloner ved brug af Felter.

Preview af en blanketskabelon, som består af en række felter, der er udvalgt i opsætningen under “Indhold”.

Sidst redigeret: 29/05-26

Indholdsfortegnelse:

1. Fra startside til opret ny blanketskabelon

2. Færdiggør oprettelsen af ny blanketskabelon

2.1. Indstillinger
2.2. Indhold
2.3. Preview
2.4 Ændringslog
2.5 Sikker og adgangsstyring
2.6 Versioner

1. Fra startside til oprettelse af ny blanketskabelon

At oprette blanketskabeloner kræver ikke mange klik på miljøet. På dit dashboard, startsiden, kan du finde funktionen “Blanketskabeloner” i øverste blå bjælke.

Du finder funktionen “Blanketskabeloner” her

Når du trykker på ”Blanketskabeloner”, føres du videre til den side med oversigten over alle blanketskabeloner. Her kan du trykke “Opret ny” i højre side af skærmen.

Du finder funktionen “Opret ny” her

Ved at trykke på knappen bliver man ført til siden, hvor man kan oprette nye blanketskabeloner.

Her opretter du din blanket

Når du har åbnet “Opret ny blanketskabelon”, bliver du præsenteret for en række felter, hvoraf nogle er obligatoriske at udfylde, og andre er frivillige.

De forskellige felter er:

Navnet på blanketten – gerne et sigende navn, så det er let at fremsøge
Selve beskrivelsen, som pointerer blankettens udgangspunkt og indhold
Type, her kan du indstille, om blanketskabelonen skal være "normal" eller skal være "print". Som navnet antyder, så benyttes “print” til opsætningen af printvenlige blanketter.
Om blanketten skal være fælles (Tilgængelig for alle organisationer) eller lokal (som det ofte vil være)

Mulighed for at importere en fil, hvor opbygningen og felter allerede er nogenlunde på plads

2. Færdiggør oprettelsen af ny blanketskabelon

Når du har udfyldt felterne omtalt ovenfor, er det tid til, at blanketten skal ud at leve på miljøet – det sker ved, at du trykker “Opret”. Når du har oprettet blanketten – eller når du senere tilgår en allerede oprettet blanket – kommer du til en ny side, hvor du foretager indstillinger og ændringer for blanketskabelonen.

Når blanketskabelonen åbnes eller oprettes, starter du på Indstillinger. Herfra kan du også gå til Indhold, Preview og Ændringslog. I de følgende gennemgås disse forskellige muligheder.

Blanketskabelonen, når den åbnes eller oprettes. Blanketskabelonen åbnes altid på funktionen Indstillinger

2.1. Indstillinger

Under indstillinger kan du bl.a. justere indholdet af de felter, du udfyldte i forrige trin. Dette gælder blandt andet Navn og Beskrivelse. Du har også her muligheden for at lave en lokal eller fælles kopi af blanketten samt at eksportere eller importere en fil.

Derudover har du i indstillingerne mulighed for at aktivere blanketten ved at afkrydse feltet Aktiv. Når feltet er krydset af, vil blanketskabelonen kunne tilføjes til Arbejdsgangskabeloner, hvori selvbetjeningsløsningens bagvedlæggende logik defineres. Du kan læse mere om arbejdsgangskabeloner ved at klikke her.

Du kan også tilføje blanketskabelonens kategorier via drop-down menuen - dog skal disse kategorier oprettes centralt i systemet under Organisation —> Blanketskabelonkategorier.

2.2. Indhold

I punktet ”Indhold” defineres det, hvilken data blanketskabelonen skal bruges til at indhente. Du definerer i den forbindelse også, hvordan layoutet for din blanketskabelon skal være.

Eksempel på en Indhold-side i XFlow, hvori der er tilføjet en række felter til blanketskabelonen

En blanketskabelon består af en sammensætning af Felter. Felter kan forstås som en række byggeklodser, der hver især har deres egne egenskaber og begrænsninger.

Nogle felter anvendes til at skabe overblik i blanketskabelonen, f.eks. Overskrift og Ekstra linjer. Andre felter kan anvendes til at definere specifikke typer af data, som ønskes af en udfylder.

Det kan være felter som E-mailadresse, CPR-nummer eller Personoplysninger. Derudover indeholder XFlow også en række mere avancerede felter, som relaterer sig til specifikke systemintegrationer - det kunne være til SBSYS eller Navision. Ønsker du at læse mere om XFlows specifikke udvalg af felter, kan du klikke her og læse om alle XFlows felter samt opsætningen af dem i din blanketskabelon.

Du tilføjer indhold til din blanket ved at trykke på “Tilføj felt” og derefter vælge dit felt i værktøjspanelet i højre side. Du kan også åbne felt-menuen ved at trykke på Plus-ikonet i værktøjspanelet og derefter tilføje et felt ved at trykke på feltet. Den rækkefølge, som du placerer felterne i, vil afspejle den rækkefølge, som felterne vil indgå i den endelige blanketskabelon. Denne kan du se ved at klikke på Preview funktionen.

2.3 Preview

I Preview kan du se, hvordan din blanket kommer til at se ud for dem, som skal udfylde den. Det er muligt at se et preview for både Desktop og Mobil. Du kan let skifte mellem preview og indhold og løbende tilpasse din blanket:

Preview af blanketskabelonen “2. Oplysninger om ansøger”. Her kan man se, hvordan de felter, som blev trukket ind under Indhold kommer til at se ud i den endelige blanketskabelon

2.4 Ændringslog

I Ændringslog finder du en tidslinje, der viser, hvilke ændringer der er blevet foretaget i den pågældende blanket. Ændringsloggen er opdelt i type, beskrivelse, tidspunkt, bruger og email.
Det er muligt at filtrere på type og sortere i datoer, derudover er det muligt at søge i type, beskrivelse, bruger og email

Eksempel på en vilkårlig ændringslog. Her kan man se, hvilke felter der er blevet tilføjet, fjernet eller redigeret.

2.5 Sikkerhed og adgangsstyring

Med adgangsstyring, som kan findes under Sikkerhed i sidebaren, er det muligt at begrænse, hvem der har adgang til de udviklede blanketter.

Adgangsstyring under Sikkerhed giver mulighed for at begrænse adgangen til blanketten til valgte rettighedsgrupper eller brugere

I højre side fremgår værktøjspanelet

Værktøjspanelet har følgende muligheder:

Tilføj felt åbner feltlisten, hvor du kan vælge og indsætte nye felter i skabelonen.
Søg i felter giver dig et overblik over alle felter, der er indsat i skabelonen. Du kan søge på feltnavnet og få vist felttype og identifier – fx nyttigt, hvis du vil finde alle sammenligningsfelter i en stor skabelon. Du kan også vælge at søge på tværs af alle feltindstillinger.
Beregningsoverblik viser et visuelt overblik over de beregninger, der er opsat i skabelonen – hvilke inputfelter der indgår, og hvilket felt der modtager resultatet.
Fold alle felter ind lukker alle åbne felter i skabelonen på én gang, så du hurtigt kan få overblik over strukturen.
Det aktuelle antal felter i skabelonen vises nederst i panelet med en indikator, der viser, om du nærmer dig det anbefalede maksimum på 100 felter.

Vi anbefaler ikke at overskride grænsen på 100 felter, da det kan forringe systemets ydeevne og skabe forsinkelser i flowet. Systemet har svært ved at håndtere blanketskabeloner med for mange felter, da alt for meget data, så skal gennem processen på én gang.

Såfremt du nærmer dig grænsen på de 100 felter, vil systemet fremvise en advarsel.

Der ser ud på følgende måde

Da det blot er en anbefaling, vil det stadig være muligt at overskride grænsen.

Hvis grænsen overskrides, vil systemet fremvise følgende besked

Hvad gør jeg, hvis jeg skal bruge mere end 100 felter?

Hvis du har en blanketskabelon, der kræver mange felter, kan du som alternativ dele det op i flere blanketskabeloner. Det kunne eksempelvis være i en arbejdsgang, hvor der skal ansøges om forskellige ydelser. I stedet for at anvende en multivælger og tilføje alle ydelserne, samt de tilhørende valgmuligheder i én blanketskabelon, kan du i stedet dele dem op i hver sin blanketskabelon. Der kunne eksempelvis være en blanketskabelon til personoplysninger, en til multivælgeren, og så en blanketskabelon til hver ydelse. På denne måde vil man kunne tilføje alle blanketskabelonerne til sin arbejdsgangsskabelon, og det vil layout mæssigt se ud på samme måde, som hvis du havde alle felterne i én blanketskabelon.

Derved undgår du en lang og kompleks blanketskabelon, der kan svække systemets ydeevne.

Det er muligt at se, hvor et bestemt felt anvendes, ved at klikke på "Vis hvor feltet benyttes"-ikonet på feltet, som åbner et overblik over alle de steder, feltet er i brug, fordelt på kategorier som dataafleveringsmappings, betingelser i flowdesigneren, tringuide-betingelser og opdateringer fra andre felter.

Her ses “Vis hvor feltets benyttes”-ikonet

Det gør det nemmere at vurdere konsekvenserne, inden du sletter eller ændrer et felt. Hvis du fx overvejer at fjerne et Ja/Nej-felt, kan du hurtigt se, om det allerede indgår i en dataaflevering eller bruges som betingelse i et flow – inden du foretager ændringen.

Her ses et eksempel der viser et overblik over alle de steder, et felt er i brug

2.6 Versioner

Hver gang du gemmer en blanketskabelon, gemmes der automatisk en version af denne. Du kan gendanne en tidligere version enten direkte, hvilket overskriver den nuværende version, eller som en ny kopi. Der gemmes op til 10 versioner pr. skabelon.

Eksempel på versioner

Relaterede artikler