Organisations- og systemindstillinger

Som administrator i et XFlow-miljø vil der være mulighed for at foretage indstillinger på to niveauer. Disse vil enten have påværkning på den enkelte organisation eller på miljøet som helhed.

Formål:

Formålet med denne artikel er at give en introduktion til organisations- og systemindstillinger i XFlow.

Indledningsvist vil forskellen på systemindstillinger og organisationsindstillinger blive introduceret. Derefter vil der blive lavet en kort introduktion til de indstillinger, som man har mulighed for at foretage på organisations- og systemniveau.

Såfremt at der ønskes en dybere forklaring på indstillingerne i XFlow, bedes i tage kontakt til jeres primære kontaktpersoner hos XFlows Customer Success team.

Vær opmærksom på, at de indstillinger som beskrives i denne vejledning kun er relevante for hhv. Systemadministratorer eller brugere med rettigheden Adgang til organisationsindstillinger

Sidst redigeret: 26/02-26

Indholdsfortegnelse:

1. Forskellen på organisations- og systemindstillinger

2. Beskrivelse af indstillingskategorier

2.1. Organisationsindstillinger

2.2 Systemindstillinger

1. Forskellen på organisations- og systemindstillinger

I XFlow har man mulighed for at foretage indstillinger på organisationsniveau og på systemniveau. Hvilke muligheder du har for at foretage indstillinger på disse niveauer afhænger af, hvilken rolle du har i systemet.

For at kunne foretage systemindstillinger skal du være oprettet som systemadministrator. Da disse indstillinger kan være enormt gennemgribende og have betydning for brugere på tværs af potentielle organisationer, anbefaler vi at denne rolle kun gives til ganske få brugere.

For at kunne foretage indstillinger på organisationsniveau kræves det, at du har rettigheden Adgang til organisationsindstillinger. Vi råder til at denne indstilling kun gives til lokaladministratorer og systemadministratorer for at begrænse, hvem der har adgang til at foretage disse ændringer.

Organisationsindstillingerne findes under Organisation > Indstillinger i menuen til venstre i administrationsdelen.

Indstillinger der foretages her vil kun have indflydelse på den aktuelle organisation. Det vil sige indstillingerne, såfremt at der i jeres miljø gøres brug af flere organisationer, kun vil have have betydning i den organisation, hvor indstillingen foretages. Dette giver mulighed for, at forskellige organisationer i samme miljø vil kunne have forskellige opsætninger i forhold til eksempelvis login.

I organisationsindstillingerne vil der også i nogle tilfælde være mulighed for at overskrive mere generelle systemindstillinger. Det vil sige, at visse indstillinger, som er blevet lavet på systemniveau, vil kunne ændres lokalt i organisationen igennem organisationsindstillingerne. Dette understreger vigtigheden af at overveje, hvem der skal have adgang til organisationsindstillingerne så det sikres, at vigtige indstillinger, som man på et mere overordnet niveau har besluttet skal gøre sig gældende, ikke ved en fejl bliver overskrevet lokalt i den enkelte organisation.

Man vil altid kunne se hvilken organisation som indstillingerne gør sig gæreldende for under “Aktuel organisation”:

Systemindstillinger findes under Systemopsætning > Indstillinger i menuen til venstre i administrationsdelen.

Indstillinger der foretages her vil have indflydelse på alle organisationer på tværs af miljøet. Det vil altså sige at systemindstillingerne er generelle og dækker i særlig grad over indstillinger med en mere teknisk karakter, som skal sikre at funktionaliter i systemet er korrekt opsatte.

Udover tekniske indstillinger er det i systemindstillingerne også muligt at opsætte nogle overordnede regler for hele miljøet - Dette kunne bl.a. relatere sig til sletning af brugere og arbejdsgange.

Fordi at systemindstillingerne vil have indflydelse for alle organisationer i miljøet, er indstillingerne begrænset til kun at kunne tilgås af systemadministratorer.

2. Beskrivelse af indstillingskategorier

I det følgende vil du kunne se en oversigt over de forskellige indstillingskategorier for hhv. organisationsindstillinger og systemindstillinger, samt få en kort beskrivelse af, de indstillinger som ligger under de enkelte kategorier. Hvis du har yderligere spørgsmål til disse indstillinger skal du være velkommen til at kontakte os via CS@xflow.dk, så vi kan vejlede dig i opsætning af indstillingerne.

OBS: en række af disse indstillinger vedrører indstillinger til specifikke integrationer. Disse vil ikke blive nævnt i denne vejledning, men vil i stedet være beskrevet under vejledninger til den pågældende integration. Læs mere om disse indstillinger ved at klikke her og finde den pågældende integration.

2.1 Organisationsindstillinger

  • Dette er, som navnet antyder, de generelle indstillinger for selve organisationsopsætningen.

    Under denne indstilling finder du informationer om organisationen, opsætter hvilket tema der skal anvendes mm.

    OBS: Vær opmærksom på, at hvis du ændrer web-nøglen, vil det have indflydelse på alle dine idriftsatte løsninger. Dette skyldes, at det vil ændre URL’en som skal anvendes til at igangsætte løsninger, som er udstedt via link

  • Her opsættes det, hvilke loginmetoder der skal kunne anvendes på organisationen. Derudover kan der her aktiveres en lockdown, som låser alle brugere, pånær administratorer, ude af systemet.

  • Her defineres det hvilke beskedkanaler der som udgangspunkt skal anvendes til interne og eksterne brugere. Typisk vil man anvende E-mail til interne brugere og Digital Post eller Post til ServicePlatformen afhængigt af om man sender Digital Post via Serviceplatformen eller ej.

  • Giver dig mulighed for at fravælge arbejdsgangsskabeloner, som ikke skal vises i organisationen. På den måde kan du fjerne dem visuelt fra overblikket uden at slette dem.

  • Giver dig mulighed for at fjerne felter, som ikke skal være tilgængelige at vælge når der opsættes blanketskabeloner. Dette vil bruges i tilfælde, hvor visse felter aldrig vil skulle anvendes - f.eks. fordi feltet relaterer sig til en integration, som man ikke anvender i organisationen.

  • Giver mulighed for at fjerne blanketskabeloner fra overblikket over blanketskabeloner

  • Giver mulighed for at fjerne dataafleveringer fra overblikket over dataafleveringer

  • OBS: På denne indstilling har du mulighed for at overskrive de gældende systemindstillinger. Hvis du ikke ønsker dette, skal du ikke slå fluebenet til ud fra Brug organisationsindstillinger.

    Såfremt at der skal foretaget unikke indstillinger for opsættelse af email, kan du under denne indstilling opsætte hvordan mails skal afsendes fra den pågældende XFlow organisation

  • Indstillinger som anvendes til at importere brugere via Active Directory

  • Anvendes til opsætning af ADFS-login

  • Her kan man foretage en række indstillinger, som nye arbejdsgangsskabeloner vil fødes med. Dette dækker bl.a. over:

    • Hvor længe arbejdsgange med status “ny” vil ligge i systemet, før de automatisk slettes (vi anbefaler 1-12 måneder)

    • Standard GDPR-tekst

    • Om kladder automatisk skal være slået fra

    • Om “Indholdsfotegnelse” skal være slået til i indstillingerne for aktiviteter i flowdesigneren

    • Om der skal kunne benyttes notatfelt

    • Om nye arbejdsgange automatisk skal tilføjes til opsamlingsmail

    • Om der skal kunne benyttes tringuide på aktiviteterne

  • indstillinger der anvendes til at opsætte CPR opslag

  • Bruges til at opsætte brugerimport via en CSV-fil

  • Giver mulighed for at opsætte et drifsbanner som vises i organisationen hvis der opleves midlertidige fejl

  • Anvendes til at opsætte Digital Post for alle andre end kommuner

  • Anvendes til at opsætte Digital Post via Serviceplatformen

  • Anvendes til at opsætte CPR-opslag via serviceplatformen

  • Anvendes til indhentning af organisationsdata via Serviceplatformen

  • Indstillinger til at teste imod Serviceplatformen

  • Giver mulighed for at indstille standardsproget for organisationen, samt for at slå sprogversionering til og fra.

    OBS: En forudsætning for anvendelsen af denne indstilling er at sprogversionering er tilkøbt

  • indeholder en række blandede, overordnede indstillinger for, hvad der skal være muligt og tilgængeligt i organisationen. Dette dækker bl.a. over indstillinger for:

    • Brugeroprettelse

    • Opsamlingsmails

    • Import/eksport

    • Brugerimport

    • TFA

    • …. og mere

  • Giver mulighed for vælge nye navne til loginknapperne for de loginmetoder du har tilvalgt under sikkerhed.

  • Fanen User Interface anvendes til at styre diverse visninger/muligheder i XFlow. Dette kan være alt fra standardopsætning for PDF’er til valg at tilgængelige landekoder i telefonnummerfeltet

2.2 Systemindstillinger

  • Disse indstillinger styrer, hvordan XFlow håndterer lagring og overførsel af dokumenter.

  • Giver, ligesom indstillingen under organisationsindstillingerne, mulighed for at opsætte et driftsbanner, som kan anvendes til at markere, hvis der opleves fejl, advarsler eller info om driften af systemet.

    Driftsbanneret vil være synligt på tværs af samtlige organisationer i miljøet

  • Her foretages generelle indstillinger for den E-mail protokol som anvendes til at sende E-mails ud af XFlow-miljøet.

    OBS: disse indstillinger kan overskrives på organisationsniveau via organisationsindstillingerne

  • Indstillinger som relaterer sig specifikt til brugen af E-mailafsendelse via EWS

  • Indstillinger som relaterer sig specifikt til brugen af E-mailafsendelse via SMTP

  • Generelle indstillinger for miljøet, herunder:

    • Beskrivelse af miljøets funktion

    • Defaulttema - Tema som anvendes hvis andet ikke er valgt

    • Afsendernavn på sms’er sendt via SMS dataaflevering

  • Indstillinger for opsætning af de forskellige login-metoder i XFlow

  • Generel opsætning for forbindelse til Microsoft-tjenester

  • Opsætning af kalendere fra Microsoft Graph som efterfølgende skal kunne anvendes i booking-feltet

  • Indstillinger for opsætning af E-mail afsendelse via Microsoft Graph

  • Indstillinger for opsætning af MitID signering

  • Indstillinger for, om systemet skal sende opsamlingsmails i lockdown og i testmode.

  • Indeholder en række information, som relaterer sig til opsætningen af systemet - Herunder diverse URL’er, indstillinger for udløb af links, mulighed for whitelisting af IP-adresser til kald til Public API’et mm.

  • Her kan der foretages en række generelle regler for sletning og ændring af status for brugere og arbejdsgange i XFlow-miljøet.

    OBS: Indstillingerne som foretages har ikke en tilbagevirkende effekt. Det kan derfor være en god ide at tage stilling til disse indstillinger tidligt i implementeringen af XFlow i jeres organisation. Derudover vil en del af reglerne kunne overskrives lokalt på arbejdsgangsskabelonerne.

  • Giver mulighed for at angive teksten på administrationssidens forside.

  • Indstillinger som relaterer sig specifikt til brugen af E-mailafsendelse via Ubivox

  • Giver mulighed for at slå en indstilling til, som informerer en udfylder om hvis de er gået i gang med at udfylde en arbejdsgang, som de allerede er i gang med

Relaterede artikler

Login i XFlow

Gå til artikel

Beskedskabeloner

Gå til artikel