Roller og Rettigheder
Med XFlows forskellige roller og rettigheder kan du bruge systemet på tværs af din organisation uden at gå på kompromis med sikkerhed eller struktur. Udover systemrollerne kan du også oprette og tilføje nye roller til din organisation.
Formål:
Formålet med denne vejledning er at give et overblik over, dels hvilke roller der eksisterer i XFlow og deres rettigheder, samt hvad du som bruger har adgang til, alt afhængig af den eller de roller du har.
Sidst redigeret: 29/04/2026
Indholdsfortegnelse:
2.1. Systemadministrator
2.2. Lokaladministrator
2.3. Standard
2.4. Medarbejder
2.5. Ekstern MitID bruger
2.6. Ekstern Email bruger
4. Brugersystem og Jobfunktionsroller i Xflow
4.1. Kort om Brugersystemroller og Jobfunktionsroller
4.2. XFlows Brugersystemrolle-katalog
4.3. Vejledende Brugersystemroller og Jobfunktionsroller matrice
4.4. Opsætning af roller ved brug af Brugersystemroller
5.1. Tildel roller via brugerimport
5.2. Tildel roller manuelt
6. Liste: XFlow rettigheder og deres betydning i systemet
6.1. Brugerdel
6.2. Adminstratordel
I XFlow findes der seks forskellige systemroller, som er prædefinerede, hvilket betyder, at rollens rettigheder allerede er indstillet. Disse roller er baseret på, hvad vores kunder oftest har brug for. Men man kan selvfølgelig selv tilføje og definere nye roller og indstille rettighederne. Rollerne bliver tildelt forskellige brugere gennem en natlig brugerimport, som du kan læse mere om her.
I det følgende finder du en gennemgang af systemrollerne, oprettelse af nye roller, rettighedsgrupper og rettighedsgruppetildeling.
1. Introduktion
Vi gør også opmærksom på, at du kan supplere denne artikel med vores webinar om Adgangsstyrring & Rettighedshåndtering
Systemrollerne er de prædefinerede roller, som enhver organisation har fået tildelt i XFlow. Det drejer sig om følgende roller:
Systemadministrator
Lokaladministrator
Standard
Medarbejder
Ekstern MitID bruger
Ekstern Email bruger
2. Systemroller
Du kan finde et overblik over rollerne ved at klikke “Rettigheder” og dernæst “Roller” i menuen til venstre på dit dashboard.
Sådan finder du overblikket, og sådan ser det ud:
Som du kan se på billederne, er de seks ovennævnte roller markeret med en blå firkant, hvor der står “Systemrolle”. De resterende roller er nogle, som andre organisationer selv har oprettet. Læs mere om oprettelse af nye roller i afsnit 3.
Herunder følger en gennemgang af alle systemrollerne.
2.1. Systemadministrator
Systemadministratoren er den rolle med flest rettigheder. Det vil sige adgang til alle blanketter samt alle konfigurationer og funktioner i administrationsdelen på tværs af organisationer. Oftest vil meget få brugere i organisationen have denne rolle.
Hvis du trykker på “Systemadministrator”, kommer der en liste, hvor du kan læse dig frem til rollens specifikke rettigheder.
Det ser sådan ud:
-
Kun systemadministratorer kan oprette, redigere og slette roller i systemet.
-
Kun systemadministratorer kan tildele systemadministrator-rollen til andre brugere.
-
Adgang til at se og redigere alle systemindstillinger (email-protokol, driftstatusbanner, login-indstillinger, sletningsregler m.m.).
-
Adgang til at administrere systemets abonnementsnøgle, validere abonnement og ændre abonnementsindstillinger (f.eks. antal simple arbejdsgange).
-
Adgang til opsætning og konfiguration af AI Assistenten (vises kun hvis AI Assistent-modulet er aktiveret i abonnementet).
-
Adgang til API-opsætningssiden under Systemopsætning, hvor API-brugere og importindstillinger konfigureres.
-
Adgang til at se en liste over alle organisationer i systemet, oprette nye organisationer og redigere andre organisationers indstillinger.
-
Adgang til overvågningsfunktionen under Insights-modulet, hvor man kan opsætte notifikationer pr. email når arbejdsgange ophobes i bestemte statusser (f.eks. "Status ny", "Status igang", "Status kladde").
-
Adgang til Hangfire-dashboardet, som viser status på baggrundsjob (brugerimport, dataafleveringer, indeksering, oprydning m.m.).
Du har også mulighed for at få oversigt over rettigheder, som er inddelt i kategorier. Det finder du ved at trykke på den lille blyant ud for “Systemadministrator”.
Oversigten ser sådan ud, og du kan lige skimte blyant-ikonet yderst til højre:
I denne oversigt har du flere muligheder.
Du kan give systemrollen et unikt navn, som kan bruges i API m.m. (1)
Du kan tilføje en beskrivelse af rollen (2)
Ved alle rettigheder kan du føre musen over det lille “i”, hvilket giver en beskrivelse af rettigheden (3)
Du har mulighed for at klikke samtlige rettigheder til eller fra i den lille checkboks (4)
Scroller du helt ned for enden af listen, er der en grøn “Gem”-knap, som du skal huske at trykke på, hvis du foretager ændringer (5)
Her kan du se en nummeret oversigt:
Rolleadministration
Systemopsætning
Organisationsadministration
-
Systemadministratorer har en dropdown i admin-delen, der gør det muligt at skifte mellem alle organisationer i systemet.
-
Systemadministratorer kan tilgå og redigere indstillinger for alle organisationer.
-
Systemadministratorer ser alle organisationskonfigurationer.
-
Kun systemadministratorer kan ændre hvilke dataafleveringer der er fravalgt for en organisation.
-
Specifikke konfigurationer kan kun ændres af systemadministratorer.
Login og sikkerhed
-
Systemadministratorer kan altid logge ind, selv når systemet er i lockdown (system lockdown, lokal lockdown eller organisations-lockdown).
-
Systemadministratorer kan logge ind som alle brugere undtagen leverandøradministratorer.
-
Systemadministratorer kan tilgå admin-sider på tværs af alle organisationer.
-
Systemadministratorer kan tilgå lokale ressourcer (standardtekster, værdilister m.m.) på andre organisationer end deres egen.
-
Oprydningsjobbet der sletter inaktive brugere springer altid brugere med systemadministrator-rettigheden over, uanset hvor længe de har været inaktive.
-
Systemadministratorer kan altid redigere alle arbejdsgangskabeloner og blanketskabeloner, uanset adgangsstyring og låsebegrænsninger.
-
Slet-knappen på fælles arbejdsgangskabeloner vises kun for systemadministratorer.
-
Kun systemadministratorer kan administrere fælles kategorier for arbejdsgangskabeloner (kategorier uden organisationstilknytning).
-
Kun systemadministratorer ser "Fælles"-checkboxen ved oprettelse af blanketskabelonkategorier, og kun de kan redigere/slette fælles kategorier.
Der er nogle rettigheder, som er hardcoded til systemadministratorrollen. Disse kan altså ikke tildeles som rettigheder til andre roller. Herunder kan du se en oversigt over rettighederne:
-
Menupunktet "Samtykke" under Hjælpeværktøjer er kun synligt for systemadministratorer.
-
Fælles samtykkeerklæringer (uden organisationstilknytning) kan kun ses, oprettes og slettes af systemadministratorer.
-
Fælles samtykkebetingelser kan kun redigeres og slettes af systemadministratorer.
2.2. Lokaladministrator
Denne rolle giver adgang til konfigurationer og funktioner på den organisation, som lokaladministratoren er tilknyttet. En lokaladministrator vil som udgangspunkt have færre rettigheder end en systemadministrator.
Herunder kan du finde en opsummering af de mest centrale rettigheder:
Som udgangspunkt har en lokaladministrator ikke rettighed til at tilknytte databehandlere eller redigere i eksisterende databehandlere.
Lokaladministratoren kan redigere en eksisterende blanket, hvis den er lokal, men ikke hvis den er fælles.
Ved eksisterende arbejdsgange kan lokaladministratoren redigere i alle indstillinger for arbejdsgangen, tilføje nye blanketter, ændre flowet og redigere i PDF'en, hvis arbejdsgangen er lokal.
Lokaladministratoren kan under "Ny blanket" også starte alle aktive arbejdsgange, uanset om de er lokale eller fælles.
I "Søgning" kan lokaladministratoren fremsøge arbejdsgange, der er oprettet på samme organisation som lokaladministratoren.
I "Søgning" kan den eksterne bruger udelukkende fremsøge de arbejdsgange, som vedkommende har behandlet eller på anden måde været involveret i.
Funktioner delt med leverandøradministrator
Element-indstillinger i blanketdesigner
Rapporter
Flowoverblik
Ligesom på Systemadministratoren kan man også på Lokaladministratoren udfolde en liste over rettigheder samt tilgå og redigere i den kategoriserede oversigt, hvor man også kan tilføje et unikt navn til bl.a. API og en beskrivelse.
Her ser du et overblik over lokaladministratorens prædefinerede rettigheder:
2.3. Standard
Ligesom med de ovenstående kan du også på “Standard” folde en oversigt ud samt tilgå og tilrette en kategoriseret oversigt over rettigheder.
Her kan du se en oversigt over Standard-rollens rettigheder:
2.4. Medarbejder
Ligesom med de ovenstående kan du også på “Medarbejder” folde en oversigt ud samt tilgå og tilrette en kategoriseret oversigt over rettigheder.
Som "Medarbejder" har man kun adgang til brugerdelen af XFlow. Medarbejderen kan starte alle aktive arbejdsgange, der enten er fælles eller lokale, som er tilknyttet samme organisation under "Ny blanket". Derudover kan man behandle egne arbejdsgange samt arbejdsgange, der er sendt til de rettighedsgrupper, som vedkommende er medlem af og for de brugere, som medarbejderen er er substitut for.
I "Søgning" kan medarbejderen fremsøge arbejdsgange, som vedkommende selv har behandlet. Det er også muligt, hvis de har været sendt direkte til en af de rettighedsgrupper, som medarbejderen er med i eller til en bruger, som medarbejderen er substitut for.
Her kan du se en oversigt over medarbejder-rollens rettigheder:
2.5. Ekstern MitID bruger
Ligesom med de ovenstående kan du også på “Ekstern MitID bruger” folde en oversigt ud samt tilgå og tilrette en kategoriseret oversigt over rettigheder.
Under "Ny blanket" kan den eksterne bruger starte de aktive arbejdsgange, der enten er fælles eller lokale, som er tilknyttet samme organisation som brugeren selv, og som har indstillingen "Eksterne MitID brugere må starte arbejdsgangen". Derudover kan den eksterne bruger behandle de arbejdsgange, der er sendt til dem.
Her kan du se en oversigt over Ekstern MitID Bruger-rollens rettigheder:
2.6. Ekstern Email bruger
Ligesom med de ovenstående kan du også på “Ekstern Email bruger” folde en oversigt ud samt tilgå og tilrette en kategoriseret oversigt over rettigheder.
I udgangspunktet har “Ekstern Email bruger” samme rettigheder som “Ekstern MitID bruger”.
Her kan du se en oversigt over Ekstern Email Bruger-rollens rettigheder:
Fælles ressourcer
-
Kun systemadministratorer kan oprette fælles standardtekster. "Fælles"-checkboxen er disabled for ikke-systemadministratorer. Fælles standardtekster kan kun redigeres (indhold, aktiv-status) og slettes af systemadministratorer.
-
Kun systemadministratorer kan slette fælles beskedskabeloner (mail-templates).
-
Fælles kvitteringssideskabeloner er read-only for ikke-systemadministratorer (felterne er disabled). Kun systemadministratorer kan redigere indholdet og slette dem.
-
Fælles fejlsideskabeloner er read-only for ikke-systemadministratorer (editorerne er sat til readonly). Kun systemadministratorer kan redigere indholdet.
-
Fælles oplysningspligter er read-only for ikke-systemadministratorer. Kun systemadministratorer kan oprette og redigere fælles oplysningspligter.
-
Fælles vejledninger er read-only for ikke-systemadministratorer. Kun systemadministratorer kan oprette og redigere fælles vejledninger.
-
Fælles etiketter (uden organisationstilknytning) kan kun redigeres og slettes af systemadministratorer.
-
Kun systemadministratorer kan oprette fælles autotekster ("Fælles"-checkboxen vises kun for systemadministratorer). Fælles autotekster kan kun redigeres og slettes af systemadministratorer.
-
Systemadministratorer kan altid administrere alle genveje.
-
Systemadministratorer har fuld adgang til alle værdilistedata på tværs af organisationer, inkl. fælles værdilister der indeholder central data. Ikke-systemadministratorer kan ikke tilgå fælles værdilister med central data.
Fælles dataafleveringer
-
Kun systemadministrator kan markere en API-dataaflevering som "Fælles" (tilgængelig for alle organisationer). Checkboxen er disabled for ikke-systemadministratorer.
-
Kun systemadministratorer kan markere en SQL-dataaflevering som "Fælles".
-
Kun systemadministratorer kan markere et API-felt som "Fælles". Checkboxen er disabled for ikke-systemadministratorer.
-
Kun systemadministratorer kan markere en Wordskabelon-dataaflevering som "Fælles".
-
Sektionen med generiske dataafleveringer i dataafleveringsoversigten vises kun for systemadministratorer.
-
Systemadministratorer ser fejlede dataafleveringer fra alle organisationer. Ikke-systemadministratorer ser kun fejl fra deres egen organisation.
-
Adgang til masseannullering af arbejdsgange.
-
Adgang til eksportfunktionen for dataafleveringer.
-
Adgang til at se oversigten over beskeder i systemets udbakke (emails, notifikationer m.m. der afventer afsendelse).
-
Adgang til at se historikken over afsendte beskeder fra udbakken.
-
Adgang til loggen over ændringer i systemkonfigurationer og organisationsindstillinger.
-
Adgang til at se og administrere køen af søgeindekseringsanmodninger.
-
Indstillingen "Benyt CPR-opslag på feltet CPR-Opslag" (om feltet skal hente oplysninger fra CPR-registret) kan kun ændres af systemadministratorer. For ikke-systemadministratorer er checkboxen disabled.
-
Indstillingen "Opdater andre felter med brugerens CPR-nummer" på Brugervælger-feltet kan kun ændres af systemadministratorer. Beskrivelsen siger: "Sæt kryds i feltet, hvis feltet skal kunne opdatere andre felter med brugerens CPR-nummer. Hvis deaktiveret, vil CPR-nummeret, der returneres fra feltet til andre felter, være tom værdi."
-
Rapporten "Systemadministratorer i systemet" er kun synlig og tilgængelig for systemadministratorer. Den viser en liste over alle systemadministratorer i systemet inden for en valgt periode.
-
Checkboxen "Medtag fælles blanketskabeloner i rapporten" vises kun for systemadministratorer.
-
Funktionen "GetBrugere" i flowoverblikket, som viser individuelle brugere og deres status i en arbejdsgang, er kun tilgængelig for systemadministratorer.
Arbejdsgangskabeloner og blanketskabeloner
Samtykke
Udover at du kan tilrette de forskellige systemroller, så kan du også oprette nye roller i din organisation. På den måde kan du selv definere et sæt af rettigheder, som er relevante for netop jeres arbejdsgange.
3. Opret ny rolle
Her opretter du en ny rolle:
Når du har trykket på “Opret nyt”, laves knappen om til et tekstfelt, hvor du kan skrive navnet på den nye rolle.
Det ser sådan ud:
Når din nye rolle er oprettet og klar til at komme i brug, skal du tildele den til en eller flere brugere – det kan du læse mere om nedenfor.
Når du har indtastet rollens navn og trykket “Enter” på dit tastatur, kommer vinduet med de kategoriserede rettigheder frem. Så skal du blot udfylde de ønskede felter (Unikt navn og/eller beskrivelse) og vinge de ønskede rettigheder af. Når du har gjort det, scroller du blot ned i bunden og trykker “Gem”.
Her finder du “Gem”-knappen:
Når du har trykket “Gem”, vil den nye rolle komme frem på listen over roller. Som med systemroller kan du til enhver tid udfolde listen over rettigheder og tilgå og tilrette den kategoriserede oversigt. Modsat systemrollerne kan du også altid slette en rolle, du selv har tilføjet. Du trykker blot på det lille skraldespands-ikon.
Her kan du se ikonet:
4. Brugersystemroller og Jobfunktionsroller i XFlow
Dette er en vejledning til opsætning af roller- og rettigheder i XFlow via Brugersystemroller og Jobfunktionsroller i Fælleskommunal Administration (Administrationsmodulet) eller et supplerende rollestyringsværktøj.
4.1. Kort om Brugersystemroller og Jobfunktionalitetsroller
Vejledningen i pkt. 4.1 er en variation af KOMBITs oprindelige vejledningsmateriale.
En jobfunktionsrolle kan opfattes som en naturlig arbejdsopgave i en myndighed, og modelleres som en samling af brugersystemroller. Tanken er, at jobfunktionsrollen indeholder den adgang til systemer, som er nødvendige for at udføre jobfunktionen. Hvis en sagsbehandler i en forvaltning har brug for adgang til 7 forskellige systemer, vil jobfunktionsrollen altså indeholde brugersystemroller fra disse 7 systemer. Jobfunktionsroller giver således myndighederne mulighed for at samle brugersystemroller i nogle overordnede roller, der passer til de jobfunktioner som myndighedens medarbejdere løfter til dagligt.
Mens jobfunktionsrollen er den overordnede ramme, definerer brugersystemrollen specifikt, hvad brugeren må i det enkelte system. I XFlow er hver brugersystemrolle koblet til én unik rettighed – som f.eks. CPR-opslag eller adgang til logs. For at disse rettigheder håndhæves korrekt, kræver det log-in via Fælleskommunal Adgangsstyring. Det skyldes, at Adgangsstyringen håndterer både autentifikation (identitet) og autorisation (rettigheder). Denne model er derfor ikke kompatibel med alternative log-ind som MitID Lokal IdP eller ADFS.
4.2. XFlows Brugersystemrolle-katalog
Der er i alt 89 Brugersystemroller for XFlow, som kan anvendes til modelleringen af Jobfunktionsroller. For at understøtte kommunen i sammensætningen af jobfunktionsroller, har XFlow udarbejdet en vejledende matrice af 7 Jobfunktionsroller med afkrydsning af dertilhørende Brugersystemroller. Bemærk at matricen er vejledende, og kommunen bør altid selv forholde sig til sammensætningen af Jobfunktionsroller.
Beskrivelse af matricens Jobfunktionsroller
Medarbejder:
Medarbejdere i Kommunen, der potentielt skal bruge Systemet som udfylder, men ikke har arbejdsgange i systemet, eller skal benytte systemet aktivt.Sagsbehandler:
Medarbejdere i Kommunen, der aktivt arbejder med Systemet i forbindelse med deres arbejdsopgaver."Betroet" Sagsbehandler / Leder:
Betroede medarbejdere eller ledere i Kommunen, der aktivt arbejder med Systemet i forbindelse med deres arbejdsopgaver."Bygger":
Medarbejder i Kommunen, der skal administrere arbejdsgangskabeloner og blanketskabeloner, og dertilhørende skabeloner til beskeder, oplysningspligt, vejledninger, mv.Driftsbruger:
Betroede/tekniske medarbejdere i Kommunen, der skal arbejde med Systemet i forbindelse med support og drift.Lokaladministrator:
Medarbejder i Kommunen, der skal administrere Systemet. Afgrænset til lokal/organisations dataadgang.Systemadministrator:
Medarbejder i Kommunen, der skal administrere Systemet. Dataadgang til det globale produktionsmiljø / alle organisationer hvis flere eksisterer.
4.2. Vejledende matrice for Brugersystemroller og Jobfunktionsroller
|
Jobfunktionsroller ▷ Brugersystemroller ▽ |
Medarbejder | Sags-behandler | Betroet Sagsb. / Leder | Bygger | Driftsbruger | Lokaladmin | Systemadmin | Note |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Se hele arbejdsgangen | X | X | X | X | X | |||
| Se altid flowoverblik | Smag og behag | |||||||
| Anvend autotekster | Smag og behag | |||||||
| Anvend kladde/parker arbejdsgang | X | X | X | X | X | X | X | |
| Behandle arbejdsgange | X | X | X | |||||
| Skift bruger på arbejdsgang | X | X | X | |||||
| Skip/genstart dataaflevering | X | X | X | |||||
| Slet arbejdsgang | X | X | X | |||||
| Stop dataaflevering | X | X | X | |||||
| Anvend CPR-opslag | X | X | X | X | ||||
| Anvend fejlsøgningsværktøjer | X | X | X | |||||
| Søg brugere via CPR-nummer | X | X | X | X | X | |||
| Søg brugere via navn | X | X | X | X | X | |||
| Administrér brugerdefinerede excel-udtræk | X | X | Smag og behag | |||||
| Søg arbejdsgange i egen rettighedsgruppe | X | X | X | X | X | |||
| Søg i alle arbejdsgange | X | X | X | X | ||||
| Kopier opstartslinks | X | X | X | X | X | |||
| Opstart for andre brugere | X | X | X | |||||
| Udfyld for alle brugere | X | X | ||||||
| Udfyld for bruger med CPR-nummer | X | X | X | X | ||||
| Tilgå "Overblik" | X | X | X | X | X | X | X | |
| Tilgå "Søgning" | X | X | X | X | X | |||
| Tilgå "Start ny" | X | X | X | X | X | |||
| Tilgå "Din profil" | Smag og behag | |||||||
| Tilgå "Hjælpedokumenter" | X | X | X | X | X | X | X | |
| Se "Beskeder fra administrationen" | X | X | X | X | X | X | X | |
| Se arbejdsgang med parallele aktiviteter | X | X | X | X | X | |||
| Se brugere i rettighedsgrupper | X | X | X | X | X | X | ||
| Administrer lokale beskedskabeloner | X | X | X | |||||
| Administrer fælles beskedskabeloner | X | |||||||
| Administrere organisationens brugere | X | X | X | |||||
| Se CPR-numre på brugere | X | X | ||||||
| Rediger brugers roller | Ingen effekt med FKA | |||||||
| Administrer lokale rettighedsgrupper | X | X | ||||||
| Administrer fælles rettighedsgrupper | X | |||||||
| Administrer fælles rettighedsgruppers medlemmer | X | |||||||
| Administrer virksomheder | X | X | ||||||
| Tilgå rapporter | X | X | ||||||
| Administrer lokale genveje | X | X | ||||||
| Administrer fælles genveje | X | |||||||
| Administrer organisationsindstillinge | X | X | ||||||
| Tilgå og anvend "import" | X | X | ||||||
| Administrer API-nøgler | X | |||||||
| Tilgå logs | X | X | ||||||
| Administrer jobserver | X | X | ||||||
| Administrer certifikater | X | X | ||||||
| Administrer temaer | X | X | ||||||
| Anvend "log ind som" | X | X | X | |||||
| Opret og rediger lokale arbejdsgangskabeloner | X | X | X | |||||
| Administrer fælles arbejdsgangskategorier | X | |||||||
| Opret fælles arbejdsgangsskabeloner | X | |||||||
| Rediger fælles arbejdsgangskabeloner | X | |||||||
| Slet lokale arbejdsgangskabeloner | X | X | X | |||||
| Opret og rediger lokale blanketskabeloner | X | X | X | |||||
| Opret fælles blanketskabeloner | X | |||||||
| Rediger fælles blanketskabeloner | X | |||||||
| Slet lokale blanketskabeloner | X | X | X | |||||
| Tilgå administrationssiden | X | X | X | X | ||||
| Tilgå system under lockdown | X | X | X | |||||
| Administrer lokale ansvarstyper | X | X | ||||||
| Administrer fælles ansvarstyper | X | |||||||
| Administrer etikettyper | X | X | ||||||
| Administrer lokale fejlsideskabeloner | X | X | X | |||||
| Administrer lokale kvitteringssideskabeloner | X | X | X | |||||
| Administrer lokale oplysningspligter | X | X | X | |||||
| Administrer låste oplysningspligter | X | |||||||
| Administrer lokale vejledninger | X | X | X | |||||
| Administrer låste vejledninger | X | |||||||
| Administrer lokale Digitalt Samtykke betingelser | X | X | ||||||
| Administrer lokale Digitalt Samtykke erklæringer | X | X | ||||||
| Administrer lokale standardtekster | X | X | X | |||||
| Administrer lokale autotekster | Smag og behag | |||||||
| Tilgå værdilister | X | X | X | X | ||||
| Administrer lokale værdilister | X | X | X | |||||
| Administrer fælles værdilister | X | |||||||
| Modtag beskeder fra administration | Smag og behag | |||||||
| Administrer hjælpebeskedkategorier | X | |||||||
| Administrer hjælpebeskeder | X | |||||||
| Administrer hjælpedokumentkategorier | X | |||||||
| Administrer hjælpedokumenter | X | |||||||
| Administrer PDF Layouts | X | |||||||
| Administrer dataafleveringer | X | |||||||
| Anvend Acadre-dataaflevering | X | X | X | |||||
| Anvend standard-dataafleveringer | X | X | X | |||||
| Anvend SBSYS-dataaflevering | X | X | X | |||||
| Administrer API-dataaflevering | X | X | X | |||||
| Administrer API-felt-dataaflevering | X | X | X | |||||
| Administrer SQL-dataaflevering | X | X | X |
4.3. Opsætning af roller ved brug af brugersystemroller
I XFlow svarer én rettighed til én brugersystemrolle, hvor én jobfunktionsrolle i FKA kan bestå af flere brugersystemroller.
Det kan illustreres på denne måde
I kan derfor bruge XFlows rettigheder som “klodser”, når I sammensætter jobfunktionsroller i FKA, og genbruge de samme rettigheder på tværs af forskellige roller. Eksempelvis kan en bruger have forskellige roller i forskellige XFlow-miljøer, dvs. én rolle i ét miljø og en anden rolle i et andet, fordi rettighederne udstilles som separate brugersystemroller i hvert miljø.
Dette betyder blandt andet, at:
Brugersystemroller oprettes og vedligeholdes automatisk
For hver rettighed i XFlow findes der en tilsvarende brugersystemrolle på Serviceplatformen. Når der kommer nye rettigheder i XFlow, bliver der automatisk oprettet nye brugersystemroller.XFlow vedligeholder brugersystemrollerne på Serviceplatformen
Ændringer i XFlows rettigheder afspejles i de tilhørende brugersystemroller, så der er sammenhæng mellem det, der sættes op i XFlow, og det, der kan bruges i Fælleskommunal Adgangsstyring.Ny organisationsindstilling til styring af brugersystemroller
Under “Serviceplatform – Organisation” er der tilføjet en indstilling, som I skal slå til, hvis I ønsker, at brugersystemroller skal vises og kunne administreres i XFlow.Mere overskuelig oversigt over tildelte roller
På brugerlisten vises nu som udgangspunkt kun de første fem roller pr. bruger. Har brugeren flere roller, vises et link (fx “7 roller”), som åbner en dialog med en komplet liste over alle roller. Inde på den enkelte bruger er visningen udvidet, så XFlow-systemroller vises i venstre side og brugersystemroller i højre side, hvilket gør det nemmere at arbejde med og forstå de tildelte roller.
Sådan ser listen over brugere ud
Her er listen over de forskellige roller
Det er muligt at tildele flere roller til samme bruger. Man kan tildele roller på to forskellige måder, som bliver beskrevet herunder.
5. Tildel roller
5.1. Tildel roller via brugerimport
I mange organisationers tilfælde vil roller blive tildelt gennem en natlig brugerimport. Hver nat køres der et job, som synkroniserer organisationens egne data med XFlow. Organisationen kan selv vælge, hvilke data der skal tages med. Det kan for eksempel være “alle medarbejdere”, og i det tilfælde vil alle nye medarbejdere automatisk blive tilføjet som brugere i XFlow.
I denne brugerimport kan man tildele forskellige brugere forskellige roller, hvilket vil betyde, at det natlige job automatisk vil give brugeren den rolle, som organisationens data angiver.
5.2. Tildel roller manuelt
Vær opmærksom på, at hvis det data, der synkroniseres med i den automatiske natlige brugerimport, er anderledes, så vil brugerimporten overskrive dine manuelle ændringer hver nat. Vi vil derfor anbefale, at man generelt tildeler roller via brugerimport. Dog kan der være situationer, hvor man har behov for at tildele en bruger et sæt rettigheder på mere akut basis, og i sådan en situation vil man kunne tildele rollen manuelt.
Man kan også tildele roller manuelt, og det kan du se i vejledningen til herunder.
For at tildele roller manuelt skal du tilgå den specifikke bruger via “Organisation” → “Alle brugere” i menuen til venstre (1). Du kan fremsøge den ønskede bruger i søgefeltet (2) eller oprette en ny (3). Du skal derefter finde den ønskede bruger i listen (4).
Her ser du en nummereret oversigt:
Når du har fundet frem til den rigtige bruger, klikker du blot på navnet, og så kommer du til en side med brugerinformation, hvor du kan tilrette forskellige ting, blandt andet roller (1). Når du har valgt eller fravalgt de ønskede roller, skal du blot trykke “Gem” (2).
Her ser du en nummereret oversigt:
Igen gør vi opmærksom på, at denne ændring – også selvom du har trykket gem – vil blive overskrevet af det natlige job. Så hvis der ikke er ændret i brugerimporten, så bliver denne rolletildeling slettes den næste kommende nat.
6. Liste: XFlow rettigheder og deres betydning i systemet
Vil du vide mere om de forskellige rettigheder i XFlow? Nedenfor er samtlige rettigheder angivet i alfabetisk rækkefølge. Klik på dem og læs mere om, hvad rettighederne betyder.
6.1. Brugerdel
Start ny
-
Fremsøg brugere ved hjælp af det fulde CPR-nummer i felterne “blanket udfyldt for” (under Søgning) og “Udfyld for anden” (under Start ny). Giver mulighed for at fremsøge brugernes navne og initialer, ikke for at se deres udfyldelser (kræver “Søg i Alle Arbejdgsgange”).
-
Fremsøg brugere ved hjælp af navn i felterne “Blanket udfyldt for” (under Søgning) og “Udfyld for anden” (under Start ny). Giver kun mulighed for at fremsøge brugere, ikke for at se deres udfyldelser (kræver “Søg i Alle Arbejdsgange”).
-
Opret, rediger og slet brugerdefinerede Excel-udtræk.
-
Søg alle arbejdsgange frem, der er tildelt til brugerens egne rettighedsgrupper/brugergrupper (via rettighedsgruppefeltet under Søgning).
-
Fremsøg og se alle arbejdsgange/selvbetjeningsløsninger under Søgning, uanset om brugeren har været involveret i dem. Gives med omtanke til udvalgte administratorer og driftsbrugere.
-
Genererer opstartslinks til arbejdsgange/selvbetjeningsløsninger fra “Start ny” siden. Links genereres kun for de brugertyper, som arbejdsgangen kan startes af (SSO, MitID eller anonym).
-
Start en arbejdsgang/selvbetjeningsløsning for en anden bruger. Kræver også rettighed til at fremsøge brugere.
-
Udfyld en arbejdsgang/selvbetjeningsløsning på vegne af en eksisterende bruger. Kræver også rettighed til at fremsøge brugere.
-
Udfyld arbejdsgange/selvbetjningsløsninger på vegne af eksterne brugere baseret på et CPR-nummer (inkluderer brugere, der ikke eksisterer i systemet). Kræver også rettigheden til at foretage CPR-opslag.
Arbejdsgang
-
Se alle blanketter på en arbejdsgang/selvbetjeningsløsning selvom organisationsindstillingen “Bruger kan kun se blanketter, som brugere har været involveret i” er slået til. Denne rettighed gives til medarbejdere, der skal kunne sagsbehandle, og f.eks. have adgang til andre parters udfyldelse for en arbejdsgang/selvbetjeningsløsning.
-
Se flowoverblikket og alle de aktiviteter en arbejdsgang har været, er og skal igennem, uanset arbejdsgangsskabelonindstillingen.
-
Åbn autotekstmenuen på tekstfelter og tekstfelter med formatering. autotekstmenuen giver mulighed for at indsætte prædefinerede tekststrenge, som er defineret i administrationen, på tekstfelter.
-
Angive om det skal være muligt at parkere en arbejdsgang eller manuelt gemme arbejsgangen som kladde. Funktionerne fremgår i dropdown i bunden af blanketten.
-
Overtag udfyldelsen af en arbejdsgang/selvbetjeningsløsning, hvis brugeren har været eller bliver en del af den.
-
Skift ejerskab af en arbejdsgang/selvbetjeningsløsning til en anden intern bruger (som skal fremsøges). Hvis man skal skifte bruger på vegne af den eksisterende udfylder, skal brugeren først overtage arbejdsgangen.
-
Brugeren kan skippe og genstarte dataafleveringer, hvis de eksempelvis er fejlet.
-
Stop dataafleveringer og slet arbejdsgange. Sletning af arbejdsgange er en reel og permanent sletning af data.
-
Stop en eller flere dataafleveringer.
-
Foretag CPR-opslag via Serviceplatformen eller Datafordeleren, når et CPR-opslagsfelt er tilgængeligt.
-
Foretag opslag i SLS (Statens Lønløsning) for ansættelsesforhold, når et SLS-opslagsfelt er tilgængeligt.
-
Foretag tjenestenummeropslag, når et tjenestenummeropslagsfelt er tilgængeligt.
-
Benyt avancerede fejlsøgningsværktøjer på dataafleveringer. Anbefales kun til administratorer eller driftsbrugere.
Søgning
Adgang
-
Se fanen “Overblik”, herunder de udfyldelser, som er tilgængelige for brugeren.
-
Fremsøg arbejdsgange/selvbetjningsløsninger, som brugeren har været en del af, via søgesiden.
-
Start arbejdsgang/selvbetjeningsløsninger fra “Start ny” siden. Brugeren kan kun se og starte arbejdsgange, de har rettigheder til.
-
Se hjælpedokumenter i brugergrænsefladen.
-
Tilgå og rediger sin egen brugerprofil via menupunktet "Din profil" på brugerdelen.
-
Se beskeder fra administrationen i brugergrænsefladen.
-
Se arbejdsgange som udfyldes parallelt (f.eks. af flere parter samtidig). Udfyldelserne der er i gang parallelt, vil blive vist i direkte forlængelse af hinanden.
-
Se øvrige brugere i de rettighedsgrupper, som brugeren selv er en del af. Informationen kan ses under “Din profil”.
6.2. Adminstratordel
Organisation
-
Opret, rediger og slet lokale beskedskabeloner
-
Opret, rediger og slet fælles beskedskabeloner.
-
Opret, rediger og slet lokale brugere i organisationen. Dette gælder både brugere, der er oprettet i forbindelse med MitID log-ind samt brugere, der er importeret fra en brugerimport. Rettigheden giver ikke læse-adgang til CPR-numre.
-
Se brugeres CPR-numre i brugerlisten. Kræver også rettigheden “Administrer Organisationens Brugere”.
-
Tildel eller skift andre brugeres roller.
-
Opret, rediger og slet rettighedsgrupper og tilføj brugere til grupperne.
-
Opret, rediger og slet fælles rettighedsgrupper. Anbefales kun til systemadministratorer.
-
Hvis man tildeles denne rettighed, styrer det, hvem der kan tilføje og fjerne brugere i fælles rettighedsgrupper
-
Tilgå og ændre lokale oprettede virksomheder på miljøet. Virksomheder oprettes automatisk, når en bruger logger ind med MitID Erhverv.
-
Få adgang til og hent lokale rapporter (f.eks. for ændringer ved roller og rettighedsgrupper).
-
Se, opret, rediger og slet lokale genveje (brugermenupunkter).
-
Se, opret, rediger og slet fælles genveje (brugermenupunkter).
-
Tilføj og fjern medlemmer fra fælles rettighedsgrupper.
Arbejdsgangskabelon
-
Opret og rediger lokale arbejdsgangsskabeloner
-
Opret, rediger og slet fælles arbjedsgangskategorier.
-
Opret fælles arbejdsgangsskabloner, der er tilgængelige for alle organisationer. Anbefales kun til systemadministratorer.
-
Gør det muligt at redigere fælles arbejdsgangskabeloner. Det anbefales at det kun er systemadministrator der har denne rettighed.
-
Slet lokale arbejdsgangsskabloner
Blanketskabelon
-
Opret og rediger lokale blanketskabeloner
-
Opret fælles blanketskabeloner, der er tilgængelige for alle organisationer på driftmiljøet.
-
Bruger kan redigere fælles blanketskabeloner. Kan anvendes til at redigere blanketskabeloner der er tilgængelige for alle organisationer på driftsmiljøet.
-
Slet lokale blanketskabeloner
Adgang
-
Få adgang til administrationssiden. Rettigheden skal være aktiv for at øvrige administrationsside-indstillinger kan tilgås.
-
Få adgang til systemet, selvom systemet er i lokal lockdown.
System
-
Få adgang til og rediger organisationens indstillinger.
-
Få adgang til importoversigten fpor alle typer imports (f.eks. ledere, Navision og brugerimport).
-
Opret, rediger, deaktiver og slet API-nøgler til organisationens Public API.
-
Se og download logs (“Web”, “JobServer”, “Security”, “Login”, “WebRequest”, “ServiceWebAPI”). Logs kan indeholde følsomme oplysninger som CPR og IP-adresse.
-
Få adgang til jobserveren, installer, afinstaller jobs og se aktuel status på jobs.
-
Upload, rediger og slet certifikater.
-
Opret, rediger og slet temaer. Temaerne tildeles organisationen under Organisationsindstillinger.
-
Log ind på vegne af andre interne brugere. Anvendes typisk i support-øjemed for at se, hvad andre brugere oplever/ser. Kræver rettigheden “Administrer organisationens brugere”.
Dataaflevering
-
Opret, rediger, slet og stop dataafleveringer via administrationssiden.
-
Anvend Acadre-dataafleveringer i flowdesigneren.
-
Anvend standard-dataafleveringer (f.eks. E-mail og Digital Post) i flowdesigneren.
-
Anvend Navision-dataaflevering i flowdesigneren.
-
Anvend SBSYS-dataafleveringer i flowdesigneren.
-
Bruger kan opsætte en SLS-dataaflevering
-
Opret, rediger og slet API-dataaflevering, samt opsæt og benyt API-dataaflevering i flowdesigneren.
-
Opret, rediger og slet API-felt-dataaflevering, samt opsæt og benyt API-felt-dataaflevering i blanketskabeloner.
-
Opret, rediger og slet SQL-dataaflevering, samt opsæt og benyt SQL-dataaflevering i flowdesigneren.
Hjælpeværktøjer
-
Opret, rediger og slet lokale ansvarstyper (bruges på arbejdsgangsskabloner).
-
Opret, rediger og slet fælles ansvarstyper (bruges på arbejdsgangsskabeloner).
-
Opret, rediger og slet etikettyper (bruges på arbejdsgangsskabeloner).
-
Opret, rediger og slet lokale skabeloner for fejlsider (bruges på arbejdsgangsskabeloner).
-
Opret, rediger og slet lokale skabeloner for kvitteringssider (bruges på arbejdsgangsskabloner).
-
Opret, rediger og slet lokale oplysningspligter (bruges på arbejdsgangsskabeloner).
-
Opret, rediger og slet oplysningspligter, der er låst af en kategori. Inkluderer også oprettelse og redigering af de låste kategorier.
-
Opret, rediger og slet vejledninger (bruges på arbejdsgangsskabloner)
-
Opret, rediger og slet vejledninger, der er låst af en kategori. Inkluderer også oprettelse og redigering af de låste kategorier.
-
Opret, rediger og slet betingelser for samtykkeerklæringer (bruges til Digitalt Samtykke-Integrationen).
-
Opret, rediger og slet samtykkeerklæring (bruges til Digitalt Samtykke-integrationen).
-
Opret, rediger og slet standardtekster til brug i udfyldelse af arbejdsgange.
-
Opret, rediger og slet autotekster til brug i udfyldelse af arbejdsgange.
-
Se oversigt over værdilister
-
Opret, rediger og slet lokale værdilister.
-
Opret, rediger og slet fælles værdilister.
-
Modtag beskeder fra systemadministratorer, når disse udsendes. Beskederne sendes på e-mail til brugerens e-mailadresse.
-
Se, opret, rediger og slet kategorier for hjælpebeskeder.
-
Se, opret, rediger og slet hjælpebeskeder.
-
Se, opret, rediger og slet hjælpedokumenter.
-
Se, opret, rediger og slet hjælpedokumenter.
-
Opret, rediger og slet PDF layouts (bruges på arbejdsgangskabeloner)
Relaterede artikler
Rettighedsgrupper og
tildeling
