Integration til FrontDesk
Frontdesk integrationen er et tilkøbsmodul, som gør det muligt at benytte FrontDesk Suite i XFlow.
Formål:
FrontDesk kan integreres i XFlow og anvendes som bookingsystem i XFlows booking-felt, som alternativ til den standard Outlook/Exchange-kalender. Integrationen henter køer og ledige tider direkte fra FrontDesk og håndterer reservation og bekræftelse automatisk som del af arbejdsgangen.
Er I interesserede i at få integration til FrontDesk, så kontakt os på info@xflow.dk eller +45 31 23 06 48.
Sidst redigeret: 30/03-2026
Indholdsfortegnelse:
Opsætning
1.1. Forudsætninger
1.2. Opsæt Booking-feltet på blanketskabelonen
Vejledning til brug af integrationen
2.1. Bookingflowet i arbejdsgangen
2.2. Data der sendes til FrontDesk ved reservation
Use cases
3.1. Et sammenhængende flow
3.2. Borgerservice booking
3.3. Tidsbestilling med telefonnummer
1. Opsætning
1.1. Forudsætninger for brugen af FrontDesk
Når I har lavet en aftale med FrontDesk, sendes de nødvendige oplysninger til XFlow. Derefter aktiverer vi jeres integration og abonnement. Når FrontDesk er aktiveret, vil alle bookingfelter i organisationen automatisk skifte til at bruge FrontDesk i stedet for Exchange/Outlook.
1.2. Opsæt Booking-feltet på blanketskabelonen
1. Kalenderdropdownen under Kalender visning kører i formatet [Kommune] - [Kønavn] i stedet for Outlook-kalendere.
2. Følgende indstillinger deaktiveres automatisk (styres af FrontDesk):
Vis weekend
15 minutters visning
Første time /sidste time
Antal dage før aftale (dette kan indstilles i XFlow)
Når FrontDesk er aktiveret, vil Booking-feltet i admin-delen vise sig på følgende måde:
Tryk på billedet for at se mere
3. Sektionen ‘Aftale vedhæftninger’ skjules (ikke relevant for FrontDesk).
4. En ny sektion FrontDesk vises med følgende indstillinger:
Vis telefonnummer: Telefonnummer er obligatorisk for at kunne lave en booking.
Titel telefonnummer: Tilpas navnet på telefonnummer-feltet.
Vis sluttidspunkt: Giver mulighed for at vise sluttidspunktet for den bookede tid i listen.
Tryk på billedet for at se mere
2. Vejledning til brug af integrationen
Udfylderen åbner blanketten og finder Booking-feltet med ledige tider hentet fra FrontDesk. Hvis telefonnummer er slået til i indstillingerne, er denne obligatorisk for at kunne booke. Tiderne vises i en listevisning grupperet pr. dag med ledige tidsslots.
Herefter klikker udfylderen på et tidspunkt og bekræfter valget i en bekræftelsesdialog, der viser tidspunkt og lokation.
Det ser ud på følgende måde:
Her bekræftes aftalen
Såfremt aftalen bekræftes, vil der erfterfølgende vises en opsummering af bookingen. Det vil også her være muligt at redigere, hvis der alligevel er en ændring.
Det ser således ud:
2.1. Bookingflowet i arbejdsgangen
Integrationen følger denne livscyklus:
Gem: Når blanketten gemmes første gang, oprettes en ubekræftet reservation i FrontDesk.
Indsend: Reservationen bekræftes i FrontDesk.
2.2. Data der sendes til FrontDesk ved reservation
Når en reservation oprettes, sendes følgende data:
3. Use cases
Vi vil her gennemgå nogle eksempler på, hvordan integrationen kan anvendes i praksis.
3.1. Et sammenhængende flow
Forestil dig et flow, hvor brugeren først udfylder en blanket med sine oplysninger og derefter sendes videre til booking. I praksis kan det betyde, at nogle borgere får afsluttet og sendt blanketten, uden at få booket en tid. Det skaber efterfølgende ekstra arbejde med at følge op, finde årsagen og få bookingen på plads.
Med integrationen hænger tingene sammen: Brugeren kan ikke afslutte og indsende blanketten, før der er booket en tid. Det eliminerer fejl, sparer opfølgning og gør processen både enklere og mere robust.
3.2. Borgerservice booking
Integrationen kan anvendes i kommuner til at opsætte en blanket, hvor borgere booker tid hos borgerservice. FrontDesk-køerne afspejler de forskellige servicetilbud, f.eks. ‘Pas og kørekort’ eller 'Folkeregister'. Borgeren vælger en kø, ser ledige tider, og booker direkte. Sagsbehandleren kan se bookingen i FrontDesk med et link direkte til arbejdsgangen i XFlow.
3.3. Tidsbestilling med telefonnummer
Ved at aktivere “Vis telefonnummer” skal borgeren angive mobilnummer ved booking. Nummeret sendes med til FrontDesk, så borgerservice kan kontakte borgeren inden mødet, f.eks. ved ændringer eller forberedelse.
Se webinaret om FrontDesk integrationen for en live gennemgang: https://www.support.xflow.dk/webinar-frontdesk-17-3-2026
